QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ

QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM

Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017
THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

PHÊ DUYỆT

I. QUY ĐỊNH CHUNG

 1.1 Mục đích và phạm vi
Văn bản này quy định các nội dung cơ bản trong việc đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý (nội dung chính là cho hệ thống quản lý chất lượng) do BQC thực hiện.
Việc chứng nhận các hệ thống quản lý khác sẽ dựa theo các quy định, biểu mẫu trong quy trình này. Ngoài ra các thủ tục khác biệt riêng cũng như các mẫu biểu Đăng ký chứng nhận, Báo cáo đánh giá và Checklists đánh giá sẽ được ban hành ở Quy trình chứng nhận riêng dành cho hệ thống quản lý đó.
1.2. Biên soạn, soát xét, phê duyệt:
Văn bản này do Phòng chứng nhận chất lượng biên soạn, Giám đốc phê duyệt ban hành.
Việc biên soạn, soát xét, sửa đổi, phê duyệt, ban hành, thu hồi, hủy bỏ văn bản này phải tuân thủ các quy định tại Quy trình Kiểm soát tài liệu –PR.01.

1.3.Trách nhiệm:

– Cán bộ biên soạn: Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi và cập nhật việc thực hiện.
– Cán bộ soát xét: Đảm bảo văn bản được tuân thủ.
– Cán bộ liên quan:Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu đã quy định.
II. ĐỊNH NGHĨA, VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN

2.1. Định nghĩa, từ viết tắt:

– Tiêu chuẩn: là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.
– Đánh giá sự phù hợp là việc xác định đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý quy định trong tiêu chuẩn tương ứng và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
– Chứng nhận hợp chuẩn là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.
2.2. Tài liệu viện dẫn:
– Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật
III. NỘI DUNG
3.1. Lưu đồ, quá trình thực hiện:

Bước 1: Tiếp xúc ban đầu để trao đổi thông tin: Nhân viên phòng Kinh doanh tiêp xúc với khách hàng nhằm thu thập các thông tin cần thiêt. Đề nghị khách hàng hoàn thiện Đăng ký chứng nhận và Hợp đồng chứng nhận.
Bước 2: Khách hàng gửi bản Đăng ký chứng nhận sản phẩm cho BQC kèm các tài liệu liên quan. Nếu cần BQC có thể tổ chức khảo sát tại cơ sở để có những hiểu biết cơ bản về hoạt động điều hành sản xuất, trang thiết bị và sản phẩm của khách hàng.
Bước 3: Phòng Chứng nhận liên hệ với khách hàng hoàn thiện các thủ tục chứng nhận hệ thống
Bước 4: Chuyên gia đánh giá của BQC sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hệ thống hồ sơ tài liệu của khách hàng và đánh giá các tiêu chí để khẳng định khách hàng đã đủ điều kiện và sẵn sàng cho đánh giá chứng nhận chính thức. Hoạt động đánh giá sơ bộ có thể được thực hiện tại BQC hoặc tại địa điểm sản xuất của khách hàng.
Bước 5: BQC sẽ tiến hành đánh giá chính thức hệ thống quản lý tại địa điểm sản xuất kinh doanh của khách hàng.
Bước 6: Thẩm xét hồ sơ đánh giá, bao gồm xem xét tính đầy đủ, đúng quy định của hồ sơ đánh giá, xem xét việc khắc phục các điểm không phù hợp (nếu có) và thực hiện các thẩm tra kỹ thuật chuyên sâu nếu cần thiết.
Bước 7: Nếu kết quả thẩm xét hồ sơ đánh giá phù hợp với chuẩn mực chứng nhận và các quy định, khách hàng sẽ được BQC cấp chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn và cấp dấu hợp chuẩn của BQC.
Bước 8: Duy trì chứng nhận: BQC sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ hằng năm. Đánh giá giám sát nhằm đảm bảo khách hàng duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý.
Bước 9: Theo thông lệ quốc tế và của Bộ Khoa học và Công nghệ, Chứng chỉ chứng nhận có giá trị 03 năm. Trong thời hạn 03 tháng trước khi Chứng chỉ chứng nhận hết hiệu lực, BQC sẽ bố trí  đánh giá chứng nhận lại để cấp Giấy chứng nhận cho chu kỳ mới.

3.2. Diễn giải các bước thực hiện.

IV. SỰ BẢO MẬT: / CONFIDENTIALITY:
– Mọi thông tin liên quan tới KH phải được bảo mật hoàn toàn, đặc biệt là những thông tin liên quan tới chiến lược, hoạt động kinh doanh, công nghệ và thị trường của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng, trừ phi có sự chấp thuận bằng văn bản của người có thẩm quyền của khách hàng đó.
– Khi cần cung cấp thông tin của khách hàng theo yêu cầu của pháp luật hay cơ quan chức năng, BQC sẽ thông báo cho khách hàng theo đường email hoặc bưu điện, hoặc điện thoại từ khi luật pháp hoặc cơ quan chức năng cấp không cho BQC thông báo cho khách hàng.

V. HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ CẦN LƯU GIỮ

Phụ lục 1: PHÂN LOẠI CÁC PHÁT HIỆN ĐÁNH GIÁ

Phụ lục 2: QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH MÃ KHÁCH HÀNG
1.  Mã khách hàng
– Mã khách hàng được Văn phòng cấp để phù hợp với việc kiểm soát hợp đồng chứng nhận.
– Mã khách hàng được quy định như sau: BQC.zzzz, trong đó:
+ BQC: là tên viết tắt của Văn phòng;
+ zzzz: là mã khách hàng.
Ví dụ: BQC.0345 là mã khách hàng chứng nhận có số thứ tự 0345.
2. Mã hồ sơ:
– Mã hồ sơ được quy định như sau: BQC.zzzz.W, trong đó:
+ BQC: là tên viết tắt của Văn phòng;
+ zzzz: là mã khách hàng.
+ W: là mã Lần đánh giá được quy định ở Bảng dưới:

3. Mã chứng chỉ
– Mã chứng chỉ chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn được quy định như sau:
+ HT.xx.zzzz
Trong đó:
– HT: là ký hiệu Loại hình chứng nhận HỆ THỐNG QUẢN LÝ
– xx: là mã lĩnh vực sản phẩm chứng nhận, được quy định cụ thể ở Bảng dưới.
– zzzz: là mã khách hàng.
Mã lĩnh vực sản phẩm được quy định như sau:

Phụ lục 3: CÁCH TÍNH MANDAY (THỜI LƯỢNG) CUỘC ĐÁNH GIÁ VÀ PHÂN LOẠI CẤP ĐỘ RỦI RO (CODE)
I. CÁCH TÍNH MANDAY – THỜI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ

1. Đánh giá chứng nhận lần đầu:

1.1. Thời lượng đánh giá theo IAF MD5:2015:
Thời lượng đánh giá hệ thống quản lý /điều kiện đảm bảo chất lượng theo IAF MD5:2015 được quy định trong bảng sau:

Ghi chú: Bảng trên chỉ áp dụng cho đánh giá chứng nhận lần đầu
1. Yếu tố tăng hoặc giảm Thời lượng đánh giá
Dựa theo cách phân loại rủi ro theo mục II của Phụ lục này, Phòng chứng nhận có thể quyết định tăng hay giảm số lượng ngày công, cụ thể như sau:
– Đối với cấp độ rủi ro cao: Giữ nguyên ngày công đánh giá theo bảng tính trong IAF MD5:2015;
– Đối với cấp độ rủi ro trung bình: Giảm số ngày công đánh giá bằng 2/3 số ngày công đánh giá trong IAF MD5:2015 (làm tròn số đến 0,5 manday)
– Đối với cấp độ rủi ro thấp: Giảm số ngày công đánh giá bằng 1/2 số ngày công đánh giá trong IAF MD5:2015.
2. Đánh giá giám sát:  Thời lượng đánh giá giám sát tối thiểu = 1/3 thời lượng (Stage 1: Đánh giá sơ bộ + Stage 2: Đánh giá chính thức) nhưng đều không ít hơn 01 manday.
3. Đánh giá chứng nhận lại: Thời lượng đánh giá chứng nhận lại tối thiểu = 2/3 thời lượng (Stage 1 + Stage 2) nhưng đều không ít hơn 1 manday.
II. CÁCH PHÂN LOẠI CẤP ĐỘ RỦI RO (CODE)
1. Nguyên tắc chung để phân cấp độ Code (Tài liệu viện dẫn: IAF MD 5:2015)
– Đối với QMS, các điều khoản trong tài liệu này được dựa trên 3 loại, tuỳ thuộc vào rủi ro phát sinh do sự ảnh hưởng của sản phẩm hay dịch vụ tại tổ chức. 3 loại này được coi là rủi ro thấp, trung bình và cao. Các hoạt động rủi ro cao (ví dụ: hạt nhân, y dược, thực phẩm, thi công) thường đòi hỏi thời gian đánh giá cao hơn. Các hoạt động rủi ro trung bình (ví dụ: sản xuất đơn giản) thường đòi hỏi thời gian đánh giá trung bình và các hoạt động rủi ro thấp cần ít hơn nữa.
– Các mức độ rủi ro này không mang tính định nghĩa mà chỉ là ví dụ để CB sử dụng trong tính toán mức độ rủi ro của một cuộc đánh giá.
1.1. Rủi ro cao/ / High risk
Khi sự sai lỗi của sản phẩm hay dịch vụ sẽ gây ra khủng hoảng kinh tế hay nguy hiểm tính mạng.
Một số ví dụ: Thực phẩm, dược phẩm, máy bay, đóng tàu, các cấu trúc và thiết bị chịu lực, hoạt động thi công xây dựng phức tạp, thiết bị điện và ga, dịch vụ sức khoẻ và y tế, đánh bắt, năng lượng hạt nhân, hoá chất, sản phẩm hoá chất và vải sợi hoá học.
1.2. Rủi ro trung bình/ Medium risk
Khi sự sai lỗi của sản phẩm hoặc dịch vụ có thể gây thương tích hoặc bệnh tật.
Một số ví dụ: Các cấu trúc và cấu kiện không chịu lực, các hoạt động thi công đơn giản, các sản phẩm chế tạo và kim loại cơ bản, các sản phẩm phi kim, nội thất, thiết bị quang học, các dịch vụ giải trí và dịch vụ cá nhân.
1.3. Rủi ro thấp/ Low risk
Khi sự sai lỗi của sản phẩm không có nguy cơ gây thương tích hoặc bệnh tật.
Một số ví dụ: Dệt may, quần áo, bột giấy, giấy và các sản phẩm từ giấy, xuất bản, dịch vụ văn phòng, giáo dục, bán lẻ, kinh doanh khách sạn và nhà hàng.
2. Mục đích việc phân loại cấp độ Code:
Việc phân loại cấp độ rủi ro Cao/Trung bình/Thấp được sử dụng nhằm các mục đích:
– Tính giữ nguyên hoặc giảm ngày công đánh giá;
– Để phân loại lĩnh vực của khách hàng để Phòng chứng nhận lựa chọn, sử dụng chuyên gia đánh giá có năng lực (có code được duyệt) phù hợp với lĩnh vực đó để đánh giá và chỉ định người thẩm xét hồ sơ, quyết định chứng nhận.
2.1. Với lĩnh vực có Cấp độ code cao:
+ Tất cả các cuộc đánh giá (chứng nhận lần đầu, chứng nhận lại, chứng nhận mở rộng, giám sát) cần phải có chuyên gia có code trong đoàn đánh giá (Trưởng đoàn đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia kỹ thuật);
+ Tất cả các hồ sơ đánh giá (Chứng nhận lần đầu, chứng nhận lại, chứng nhận mở rộng, giám sát) đều phải được thẩm tra bởi chuyên gia có code được phê duyệt ở Code cao đó;
2.2. Với lĩnh vực có cấp độ Code trung bình:
+ Tất cả các cuộc đánh giá Chứng nhận lần đầu/Chứng nhận lại/Chứng nhận mở rộng cần phải có chuyên gia có code trong đoàn đánh giá (Trưởng đoàn đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia kỹ thuật);
+ Tất cả các hồ sơ đánh giá Chứng nhận lần đầu/ Chứng nhận lại/Chứng nhận mở rộng ở đều phải được thẩm tra bởi chuyên gia có code được phê duyệt ở Code trung bình đó.
+ Đánh giá Giám sát: Các cuộc đánh giá Giám sát có thể cần hoặc không cần chuyên gia có code trong đoàn đánh giá và Hồ sơ đánh giá Giám sát có thể cần hoặc không cần chuyên gia có code thẩm tra kỹ thuật
2.3. Với lĩnh vực có cấp độ code thấp:
+ Cuộc đánh giá KHÔNG cần chuyên gia có code trong đoàn đánh giá.
+ Hồ sơ đánh giá KHÔNG cần thẩm tra bởi chuyên gia kỹ thuật có code.

Phụ lục 4: YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐÁNH GIÁ ĐA ĐIỂM
(Sử dụng IAF MD1 / Used IAF MD1)

1. Quy định này dành cho tổ chức được cấp một chứng chỉ chứng nhận cho tất cả các điểm.
+ Các điểm có hoạt động giống nhau và trên cùng một đất nước;
+ Các điểm được vận hành dưới sự kiểm soát và quản lý của hệ thống quản lý hoặc;
+ Một cuộc đánh giá nội bộ phải tiến hành tại mỗi điểm trong vòng 3 năm trước khi chứng nhận;
+ Cuộc đánh giá cuối cùng của các cơ sở riêng biệt cần phải bao quát toàn bộ hệ thống và sự khắc phục phải được thực hiện một cách phù hợp
2. Việc lấy mẫu đa điểm chỉ được áp dụng cho các tổ chức có từ 3 địa điểm trở lên. Áp dụng cả cho lần đánh giá chứng nhận và các cuộc đánh giá giám sát. /
+ Việc đánh giá cơ sở có nhiều địa điểm thì số địa điểm tối thiểu phải đánh giá như sau: Đánh giá Ban đầu là y = √ x; Đánh giá giám sát là y = 0,6.√ x; Đánh giá tái chứng nhận số site tối thiểu như đánh giá ban đầu, tuy nhiên nếu trong chu kỳ đánh giá 3 năm tổ chức không có NC nào được mở thì số site sẽ được tính là y = 0,8.√ x /
Với x:  là số site áp dụng chung HTQLCL của tổ chức cần chứng nhận
3. Việc bố trí các site đánh giá phải đảm bảo tối thiểu 25% số site đánh giá được lựa chọn một cách ngẫu nhiên.
4. Việc xem xét các phát hiện đánh giá tại các điểm lấy mẫu cần phải cho thấy sự tương quan với các phát hiện đánh giá nội bộ tại các điểm lấy mẫu đó trong tổ chức;
5. Hằng năm phải thực hiện một cuộc đánh giá tại trung tâm hệ thống quản lý và trong thời gian chứng chỉ có hiệu lực, tất cả các điểm phải được đánh giá giám sát ít nhất một lần
6. Các phát hiện đánh giá tại các điểm lấy mẫu phải đảm bảo bao trùm được toàn bộ hệ thống và sự khắc phục phải được thực hiện một cách phù hợp.
Phụ lục 5: YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐÁNH GIÁ TÍCH HỢP NHIỀU HỆ THỐNG
(Sử dụng IAF MD11 / Used IAF MD11)
1. Dành cho tổ chức áp dụng cùng lúc nhiều hệ thống:

• Các hệ thống được xây dựng tích hợp trong cùng một tổ chức và một site đánh giá;

• Để xác định thời lượng đánh giá tích hợp cho cuộc đánh giá nhiều tiêu chuẩn, ví dụ như A+B+C, cần phải:

• Tính toán thời lượng đánh giá cho từng cuộc đánh giá theo yêu cầu tiêu chuẩn riêng (áp dụng cách tính theo tài liệu như IAF MD5, ISO/TS 22003, …)
• Tính toán điểm bắt đầu T bằng cách thêm vào tổng các phần riêng (vd T=A+B+C)
• Điều chỉnh điểm bắt đầu bằng cách tính tới các yếu tố có thể làm tăng hoặc giảm thời lượng đánh giá. Các yếu tố đó bao gồm: (Giảm): Mức độ tích hợp; khả năng nhân viên đáp ứng những yêu cầu liên quan đến nhiều HTQL; Năng lực của chuyên gia đánh giá để thực hiện đánh giá nhiều HTQL;  (Tăng): sự phức tạp của đánh giá tích hợp nhiều HTQL so với đánh giá từng HTQL. Việc điều chỉnh tăng không được vượt quá 20% từ điểm bắt đầu T.
• Việc đánh giá một cơ sở tích hợp nhiều hệ thống thì manday đánh giá được tính giảm theo cách sau đây:

Cột dọc: Mức độ tương tích hợp của HTQL, bao gồm:

1. Thiết lập hệ thống tài liệu tích hợp;
2. Việc xem xét của lãnh đạo đến toàn bộ chiến lược và kế hoạch kinh doanh
3. Tiếp cận tích hợp tới đánh giá nội bộ
4. Tiếp cận tích hợp tới chính sách và mục tiêu
5. Tiếp cận tích hợp tới các quá trình hệ thống
6. Tiếp cận tích hợp tới cơ các cơ chế cải tiến (HĐKP/PN, đo lường, cải tiến liên tục)

7. Tích hợp các nhiệm quản lý và hỗ trợ trách
Quy ước /:

• Tỉ lệ % đối với 1 nội dung tương thích là 1/7.100%

Chiều ngang:

Trong đó
X 1,2, 3…n: Số tiêu chuẩn mà 1 chuyên gia đánh giá có khả năng đánh giá được
Y: Số tiêu chuẩn mà tổ chức áp dụng và tích hợp
Z: Số chuyên gia đánh giá