QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM/PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF PRODUCTS Mã hiệu: PR.08 Lần ban hành: 05 Hiệu lực: 23.3.2018
THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày tháng Hạng mục Tóm tắt nội dung sửa đổi Ghi Chú
01/03/2017 Toàn bộ quy trình Ban hành lại Quy trình cho phù hợp với hệ thống ISO 9001:2015 và cơ cấu tổ chức mới của BQC
31/03/2017 Mục 3, Phụ lục 2 Thay đổi cách đánh mã số chứng chỉ;
F.08.03; F.08.04 Thay đổi nội dung trong báo cáo đánh giá
F.08.05;
F.08.06; F.08.08
Thay đổi nội dung, bổ sung nội dung có thể điều chỉnh các thông tin sản phẩm trong biểu mẫu
01/5/2017 F.08.01 Bỏ nội dung thẩm xét đăng ký bởi chuyên gia kỹ thuật.
Điểm b, Bước 2, Mục IV Chuyên gia có code được phê duyệt: Tiến hành xem xét đăng ký chứng nhận với các lĩnh vực sản phẩm mới mà BQC chưa từng chứng nhận.
F.08.10 Bổ sung mẫu báo cáo thẩm xét dành riêng cho hồ sơ đánh giá chứng nhận sản phẩm
03/7/2017 Tiêu đề của quy trình, các biểu mẫu Thay đổi theo logo mới của BQC
Phụ lục 1 Thay đổi chế tài xử lý với các NC nhẹ;
Phụ lục 3 Bổ sung quy định về tăng giảm manday theo mức độ code;
Bổ sung mục II, Phụ lục 3 các cấp độ code và cách bố trí chuyên gia đánh giá theo từng cấp độ code.
23/3/2016 Chỉnh sửa theo góp ý của Cục Chăn nuôi

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

1. Giám đốc 4. Phòng Giám định và Kiểm tra chất lượng hàng hóa;
2. Phòng Chứng nhận 5. Phòng Kinh doanh
3. Phòng Đào tạo và Quản lý Chuyên gia 6. Phòng Hành Chính – Tổng hợp

PHÊ DUYỆT

Xây dựng Phê duyệt
Họ và tên Lê Thị Hồng Nguyễn Quang Hưng
Chức vụ Phòng Chứng nhận Giám đốc
Chữ ký  

 

I. QUY ĐỊNH CHUNG
          1.1 Mục đích và phạm vi
Văn bản này quy định các nội dung cơ bản trong việc đánh giá chứng nhận sản phẩm Phù hợp Tiêu chuẩn kỹ thuật và Quy chuẩn kỹ thuật do BQC thực hiện.
Quy trình này hướng dẫn các thủ tục cho việc đánh giá chứng nhận hợp chuẩn và hợp quy theo Phương thức 5 – Thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất; giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất.
1.2. Biên soạn, soát xét, phê duyệt:
Văn bản này do Phòng chứng nhận chất lượng biên soạn, Giám đốc phê duyệt ban hành.
Việc biên soạn, soát xét, sửa đổi, phê duyệt, ban hành, thu hồi, hủy bỏ văn bản này phải tuân thủ các quy định tại Quy trình Kiểm soát tài liệu – PR.01.

  1. Trách nhiệm:

– Cán bộ biên soạn: Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi và cập nhật việc thực hiện.
– Cán bộ soát xét:    Đảm bảo văn bản được tuân thủ.
– Cán bộ liên quan: Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu đã quy định.
II. ĐỊNH NGHĨA, VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN

  1. Định nghĩa, từ viết tắt:

– Tiêu chuẩn: là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.
– Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác.
– Đánh giá sự phù hợp là việc xác định đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý quy định trong tiêu chuẩn tương ứng và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
– Chứng nhận hợp chuẩn là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.
– Chứng nhận hợp quy là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
2.2. Tài liệu viện dẫn:
– Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật;
– Thông tư 55/2012/TT-BNNPTNT ngày 31 tháng 10 năm 2012 hướng dẫn thủ tục chỉ định tổ chức chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy thuộc phạm vi quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
 III. NỘI DUNG
 3.1. Lưu đồ, quá trình thực hiện:

Bước 1: Tiếp xúc ban đầu để trao đổi thông tin: Nhân viên phòng Kinh doanh tiêp xúc với khách hàng nhằm thu thập các thông tin cần thiêt. Đề nghị khách hàng hoàn thiện Đăng ký chứng nhận và Hợp đồng chứng nhận.
Bước 2: Khách hàng gửi bản Đăng ký chứng nhận sản phẩm cho BQC kèm các tài liệu liên quan. Nếu cần BQC có thể tổ chức khảo sát tại cơ sở để có những hiểu biết cơ bản về hoạt động điều hành sản xuất, trang thiết bị và sản phẩm của khách hàng.
Bước 3: Phòng Chứng nhận liên hệ với khách hàng hoàn thiện các thủ tục chứng nhận sản phẩm
Bước 4: BQC sẽ tiến hành đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng tại phân xưởng/nhà máy sản xuất và tiến hành lấy mẫu thử nghiệm, BQC chỉ chấp nhận chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn khi:

  • Điều kiện đảm bảo chất lượng của Nhà máy/phân xưởng đạt yêu cầu;
  • Kết quả thử nghiệm sản phẩm tại chỗ đạt yêu cầu;
  • Kết quả thử nghiệm mẫu sản phẩm đạt yêu cầu

Bước 5: Thẩm tra kết quả, bao gồm xem xét kết quả thử nghiệm mẫu sản phẩm và kết quả đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng tại Nhà máy/phân xưởng.
Bước 6: Nếu kết quả Thử nghiệm mẫu sản phẩm và hệ thống quản lý chất lượng hoặc điều kiện đảm bảo chất lượng của Nhà máy/phân xưởng phù hợp với yêu cầu chứng nhận, khách hàng sẽ được BQC cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn/ quy chuẩn kỹ thuật và cấp dấu hợp chuẩn và hợp quy của BQC
Bước 7: Duy trì chứng nhận: BQC sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ hằng năm. Đánh giá giám sát cũng tiến hành lấy mẫu sản phẩm như đánh giá cấp chứng nhận lần đầu
Bước 8: Theo thông lệ quốc tế và của Bộ Khoa học và Công nghệ, Chứng chỉ chứng nhận có giá trị 03 năm. Trong thời hạn 03 tháng trước khi Chứng chỉ chứng nhận hết hiệu lực, BQC sẽ bố trí  đánh giá chứng nhận lại để cấp Giấy chứng nhận cho chu kỳ mới.

3.2. Diễn giải các bước thực hiện.
Thủ tục cần tuân thủ Điểm kiểm soát/Checkpoint Trách nhiệm, Biểu mẫu
BƯỚC 1: TIẾP XÚC BAN ĐẦU
– Khi nhận được nhu cầu chứng nhận của khách hàng, Nhân viên phòng Kinh doanh tiếp xúc với khách hàng nhằm thu thập các thông tin cần thiết, trường hợp cần thiết Nhân viên kinh doanh trực tiếp xuống địa điểm sản xuất kinh doanh của khách hàng để khảo sát sơ bộ, trao đổi cách thức triển khai.
– Sau khi khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ, Nhân viên Phòng kinh doanh trao đổi với Phòng Chứng nhận về số ngày công đánh giá và trao đổi với Phòng Đào tạo và Quản lý Chuyên gia về vấn đề kỹ thuật (đã có Quy định riêng cho chứng nhận sản phẩm hay chưa?), các yêu cầu về thử nghiệm mẫu nếu có để thống nhất Giá chứng nhận và ký kết hợp đồng chứng nhận với khách hàng.
–  Nhân viên Phòng kinh doanh đề nghị khách hàng hoàn thiện Đăng ký chứng nhận và các tài liệu cần thiết theo yêu cầu trong Đăng ký chứng nhận để gửi tới Phòng Chứng nhận.
1. Xác định BQC đủ năng lực chứng nhận;
2. Xác định được ngày công đánh giá;
3. Xác định Giá chứng nhận và Giá thử nghiệm;
4. Hoàn thiện đủ Đăng ký chứng nhận và tài liệu gửi kèm
Nhân viên phòng Kinh doanh
Mẫu hợp đồng theo
HD.01
BƯỚC 2: TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM
a) Nhận đăng ký chứng nhận
Sau khi ký kết hợp đồng chứng nhận (kể cả chứng nhận mở rộng, chuyển đổi, đánh giá lại), khách hàng hoặc nhân viên sale chuyển bản Đăng ký chứng nhận theo F.08.01 của khách hàng cho PCN.
Hình thức gửi đăng ký có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:
– Gửi bản chính qua đường bưu điện hoặc bản fax (Giấy đăng ký phải có chữ ký xác nhận của người đại diện của khách hàng) hoặc
– Gửi Giấy đăng ký qua email (đính kèm bản word, không cần ký xác nhận)
Sau khi nhận hợp đồng Phòng chứng nhận đánh mã khách hàng, mã số sơ theo quy định tại Phụ lục 2 kèm theo Quy định này.
b) Xem xét và phê duyệt đăng ký chứng nhận
– Nếu hồ sơ hợp lệ: Trong 02 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận đăng ký chứng nhận kèm hồ sơ của khách hàng, Phòng PCN phải phản hồi bằng email hoặc điện thoại cho khách hàng về hồ sơ hợp lệ.
– Nếu hồ sơ không hợp lệ: Trong vòng 02 ngày làm việc, Phòng PCN trả lời bằng email và sau đó gọi điện trực tiếp đề nghị khách hàng bổ sung hồ sơ chưa hợp lệ hoặc hồ sơ thiếu.
– Việc phê duyệt Đăng ký chứng nhận được thực hiện vào phần cuối của F.08.01, cụ thể như sau:
+ Phòng chứng nhận tiến hành xem xét tính đầy đủ của hồ sơ gửi kèm theo yêu cầu trong Đăng ký chứng nhận sản phẩm F.08.01, năng lực của BQC, các Quy định riêng phục vụ chứng nhận sản phẩm.
+ Chuyên gia có code được phê duyệt: Tiến hành xem xét đăng ký chứng nhận với các lĩnh vực sản phẩm mới mà BQC chưa từng chứng nhận.
1) Trong 02 ngày làm việc phải phản hồi về hồ sơ hợp lệ/không hợp lệ
2) Đăng ký chứng nhận đầy đủ thông tin
3) Hồ sơ gửi kèm đầy đủ
4) Thực hiện mã hóa khách hàng
Nhân viên phòng Chứng nhận
F.08.01
BƯỚC 3: CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ
a) Lập Chương trình đánh giá/ Audit Program
– Phòng chứng nhận phối hợp với Chuyên gia đánh giá trưởng đoàn được phân công lập Chương trình đánh giá F.06.02 (cho một chu kỳ chứng nhận 03 năm).
– Thời lượng các cuộc đánh giá được hoạch định trong chương trình tham chiếu theo bảng tính thời lượng của IAF MD 5, cụ thể tại Phụ lục 3 của quy trình này.
– Phương thức đánh giá chứng nhận sản phẩm phải được xác định.
– Chương trình đánh giá này có thể được Chuyên gia đánh giá/PCN cập nhật và điều chỉnh sau mỗi lần đánh giá để phù hợp với quy mô tổ chức, phạm vi và tính phức tạp của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm của khách hàng, sản phẩm và quy trình cùng với tính hiệu lực và kết quả của các lần đánh giá trước.
– Phòng PCN xem xét lập Đoàn đánh giá trong Chương trình đánh giá F.06.02. Khi lựa chọn chuyên gia cho đoàn đánh giá (gồm cả CGĐG và CGKT), PCN phải đảm bảo đoàn đánh giá gồm các chuyên gia có năng lực phù hợp (kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng) có code được duyệt để tiến hành cuộc đánh giá cho khách hàng đang sắp xếp đánh giá. Đoàn đánh giá gồm một CGĐG trưởng và có thể có thêm các CGĐG và CGKT đảm bảo có ít nhất 1 thành viên có chuyên môn phù hợp. CGĐG trưởng chịu trách nhiệm lãnh đạo các thành viên trong đoàn đánh giá, đưa ra kết luận của cuộc đánh giá.
– BQC cho phép các chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật tiếp cận bộ tài liệu các quy trình cập nhật nhằm cung cấp hướng dẫn và các thông tin có liên quan đến hoạt động chứng nhận.
Lưu ý: – Áp dụng đánh giá đa điểm theo Phụ lục 4;
1) Hoạch định đầy đủ thông tin trong Chương trình đánh giá cho một chu kỳ chứng nhận (02 hoặc 03 năm)
2) Chuyên gia đánh giá phải có đủ năng lực, đúng code được duyệt
Nhân viên Phòng chứng nhận
Chuyên gia đánh giá trưởng
F.06.02
b) Lập kế hoạch đánh giá/Planning audit:
+ Không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ nhân viên PCN thực hiện phải gửi hồ sơ, theo dõi, đôn đốc Trưởng đoàn gửi thông báo kế hoạch đánh giá chính thức tới khách hàng.
+ Không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký chứng nhận của khách hàng do PCN gửi, Trưởng đoàn đánh giá phải Lập kế hoạch đánh giá theo F.06.03 gửi cho khách hàng thông qua email hoặc gửi qua đường bưu điện và sau đó gọi điện để xác nhận lịch đánh giá với khách hàng, đồng thời thông báo và hướng dẫn khách hàng về việc có 02 ngày làm việc để phản hồi về kế hoạch đánh giá theo phần Phản hồi của khách hàng về kế hoạch” trong Kế hoạch đánh giá F.06.03 để phản hồi lại BQC.
+ Căn cứ vào ý kiến phản hồi của khách hàng, Trưởng đoàn đánh giá có thể điều chỉnh hay không điều chỉnh nội dung Kế hoạch đánh giá. Sau đó cập nhật lịch đánh giá để các bộ phận liên quan phối hợp thực hiện.
1) Hoạch định đầy đủ thông tin trong Kế hoạch đánh giá cho một lần chứng nhận (một lần đánh giá)
2) 04 ngày làm việc phải gửi Kế hoạch đánh giá tới khách hàng
Nhân viên phòng Chứng nhận;
Chuyên gia Trưởng đoàn
F.06.03
BƯỚC 4: TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ
4.1. Giai đoạn 1 – Đánh giá sơ bộ/ Stage I-Pre-auditing
Tùy thuộc vào đối tượng sản phẩm, Chương trình đánh giá thì việc hoạch định đánh giá sơ bộ có thể được yêu cầu tiến hành tại địa điểm sản xuất kinh doanh của khách hàng (khi đó phải lập kế hoạch gửi cho khách hàng) hoặc tại Văn phòng BQC (trường hợp đánh giá tại BQC thì không cần lập kế hoạch đánh giá).
a) Thời lượng đánh giá
– Thời lượng đánh giá sơ bộ không vượt quá 20 % (chấp nhận làm tròn số nguyên hoặc tới 0,5 manday) tổng thời lượng đánh giá đã được phê duyệt trong Chương trình đánh giá.
a) Nội dung Đánh giá sơ bộ
Đánh giá sơ bộ được thực hiện nhằm đánh giá hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm/hệ thống kiểm soát chất lượng sản phẩm của khách hàng đã sẵn sàng cho cuộc đánh giá chính thức (chứng nhận) hay chưa. Cụ thể:
– Đánh giá tài liệu về hệ thống quản lý lượng/kế hoạch đảm bảo chất lượng/tiêu chuẩn sản phẩm của khách hàng;
– Xác định rằng các quá trình và thủ tục được thiết lập, áp dụng và duy trì có hiệu lực, tạo cơ sở cho sự tin cậy trong kiểm soát chất lượng sản phẩm của khách hàng; xác định rằng khía cạnh này thỏa mãn tất cả các yêu cầu liên quan đến phạm vi chứng nhận dự kiến,
– Đánh giá địa điểm của khách hàng và các điều kiện cụ thể đồng thời thực hiện các cuộc thảo luận với cán bộ của khách hàng để xác định tính sẵn sàng cho đánh giá bước 2;
– Xem xét tình trạng của khách hàng đối với các yêu cầu liên quan của tiêu chuẩn/Quy chuẩn/Quy định, đặc biệt là về nhận biết các khía cạnh, quá trình, mục tiêu và hoạt động quan trọng của hệ thống kiểm soát chất lượng sản phẩm.
– Thu thập các thông tin cần thiết liên quan đến phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, các quá trình và (các) địa điểm của khách hàng, cũng như các khía cạnh về luật định và chế định liên quan và sự tuân thủ (ví dụ khía cạnh chất lượng, khía cạnh pháp lý của hoạt động của khách hàng, các rủi ro đi kèm, v.v…);
– Xem xét việc phân bổ nguồn lực để đánh giá bước 1 và thỏa thuận với khách hàng chi tiết về đánh giá bước 2;
– Cung cấp trọng tâm để hoạch định đánh giá chính thức bằng việc thu được hiểu biết đầy đủ về hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm của khách hàng và các quá trình quan trọng trong hệ thống sản xuất sản phẩm của khách hàng.
Chuyên gia đánh giá cần khẳng định:

  1. Hệ thống quản lý chất lượng/kế hoạch đảm bảo chất lượng sản phẩm của khách hàng đã được thiết lập và duy trì?
  2. Hệ thống tài liệu/tiêu chuẩn cơ sở/thông số kỹ thuật của sản phẩm của khách hàng có phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng/Quy định/thông tư?
  3. Các điểm lưu ý khi tiến hành đánh giá chứng nhận;
  4. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan tới các hoạt động của khách hàng?

Báo cáo đánh giá sơ bộ/ Audit report:
– Đoàn đánh giá cần phải hoàn thành báo cáo đánh giá sơ bộ theo F.08.02
– Đoàn đánh giá gửi báo cáo đánh giá sơ bộ cho phòng PCN ngay trong ngày đánh giá. Sau khi xem xét và xử lý kết quả, và có kết quả đánh giá cuối cùng phòng PCN dự kiến kế hoạch đánh giá giai đoạn 2 mà có thể không yêu cầu phải có thẩm tra.
+ Trường hợp kết quả đánh giá sơ bộ phát hiện điểm không phù hợp, trong thời gian 03 ngày làm việc phòng PCN có văn bản (tham khảo F.06.14) đề nghị khách hàng thực hiện hành động khắc phục.

1) Khẳng định khách hàng đã cơ bản đáp ứng các yêu cầu tối thiểu theo Tiêu chuẩn/Quy chuẩn/Quy định và sẵn sàng cho cuộc đánh giá chính thức
2) Chuẩn bị đầy đủ các thông tin cho hoạch định đánh giá chính thức

1) Gửi báo cáo về PCN ngay trong ngày đánh giá
2) trong 03 ngày làm việc thông báo cho khách hàng nếu có NC

Chuyên gia đánh giá
F.06.03 (kế hoạch đối với đánh giá sơ bộ tại hiện trường)
F.08.02

Trưởng Đoàn đánh giá
Phòng Chứng nhận
F.08.02

4.2. Giai đoạn II – Đánh giá chứng nhận
/Stage II – Certification audit:
Đánh giá chứng nhận sản phẩm bao gồm ba nội dung:
1. Đánh giá nội dung công bố tiêu chuẩn cơ sở áp dụng hoặc Bản thông tin /thông số của sản phẩm do khách hàng sản xuất.
a) Khi đánh giá Tiêu chuẩn cơ sở: Chuyên gia đánh giá kiểm tra nội dung tiêu chuẩn cơ sở của khách hàng (tham khảo Thông tư 21/2007/TT-BKHCN và các Thông tư do Bộ Nông nghiệp và PTNT/Bộ quản lý chuyên ngành khác ban hành. Nội dung tiêu chuẩn cơ sở tối thiểu nên thể hiện các thông tin:
– Số Tiêu chuẩn cơ sở
– Yêu cầu kỹ thuật
– Nội dung ghi nhãn:
– Trong trường hợp chứng nhận hợp quy thì các chỉ tiêu đã được quy định trong các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng và các văn bản pháp lý của các Bộ ngành phải được tuân thủ và công bố đầy đủ trong Tiêu chuẩn cơ sở. 
– Chuyên gia đánh giá phải so sánh kỹ lưỡng các chỉ tiêu công bố trong tiêu chuẩn cơ sở với tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài, quy chuẩn quốc gia mà khách hàng công bố áp dụng để đánh giá tính đầy đủ và phù hợp. Đặc biệt,
– Mỗi sản phẩm có 01 tiêu chuẩn cơ sở riêng biệt, Trong tiêu chuẩn đó có thể có nhiều tên thương mại khác nhau. Tiêu chuẩn cơ sở có thể được đóng thành tập. Trường hợp khách hàng xây dựng tiêu chuẩn cơ sở để tập đoàn áp dụng thì tại các cơ sở thành viên (site) phải có tiêu chuẩn cơ sở của tập đoàn và trên nhãn/bao bì sản phẩm phải có dấu hiệu phân biệt cơ sở sản xuất sản phẩm đó;
– Sau khi đánh giá, chuyên gia cần yêu cầu khách hàng cung cấp tiêu chuẩn cơ sở của sản phẩm đã đánh giá có ký, đóng dấu của doanh nghiệp và mang về lưu tại tổ chức chứng nhận để theo dõi các thông tin của sản phẩm nếu có thay đổi tại doanh nghiệp.
2. Đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng của khách hàng, có thể kết hợp với đánh giá các hệ thống khác như: ISO 9001; ISO 22000; HACCP, ….; Chuyên gia đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng là chuyên gia có các chứng chỉ chuyên gia đánh giá tương ứng với các hệ thống trên. Trường hợp khách hàng chưa có hệ thống quản lý chất lượng thì chuyên gia đánh giá tiến hành đánh giá Kế hoạch đảm bảo chất lượng.
3. Kiểm tra tại chỗ (cảm quan, ngoại quan, …) và lấy mẫu thử nghiệm. Trong một số trường hợp, người lấy mẫu là người phải có chứng chỉ lấy mẫu. Ngoài ra, chuyên gia đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng sẽ kiêm luôn là người lấy mẫu.
Thực hiện đủ 03 nội dung chinh trong đánh giá chứng nhận sản phẩm Chuyên gia đánh giá
F.06.03
4.2.1. Họp khai mạc / Opening meeting: Đối với cuộc họp mở đầu Chuyên gia tuân thủ Hướng dẫn tiến hành các Cuộc họp HD.02
– Trước và trong thời điểm họp khai mạc chuyên gia được phân công có trách nhiệm chuyển Danh sách tham dự theo F.06.04 cho khách hàng ký xác nhận để lấy thông tin về đại diện của khách hàng.
Đảm bảo đúng và đủ thủ tục của một cuộc họp mở đầu Chuyên gia Trưởng đoàn
HD.02
F.06.04
4.2.2. CÁC NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM
Trong quá trình đánh giá, Chuyên gia đánh giá sử dụng phiếu ghi chép đánh giá: F.06.05 để ghi lại tất cả các đánh giá của mình, ghi lại tên những người phỏng vấn làm bằng chứng của cuộc đánh giá. Cách thức ghi chép để thể hiện bằng chứng đánh giá tại hiện trường trong tình trạng hoạt động để kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất, tại tất cả các quá trình đã lập kế hoạch (dựa trên lĩnh vực mà khách hàng đăng ký chứng nhận), theo các yêu cầu (điều khoản) của chuẩn mực đánh giá.
– Trong trường hợp có sử dụng thêm Checklist đánh giá, Chuyên gia đánh giá linh hoạt sử dụng Phiếu ghi chép đánh giá/Audit note kết hợp với các Checklist đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng. Những nội dung nào đã có trong Checklist đánh giá thì chuyên gia có thể không cần thể hiện trong Audit note – F.06.05
Sử dụng linh hoạt giữa Audit note và Checklist để ghi nhận bằng chứng của sự phù hợp Chuyên gia đánh giá
F.06.05 và Checklist
Chuyên gia đánh giá ghi lại các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá vào báo cáo đánh giá; Tổng hợp tại cuộc trao đổi nội bộ đoàn đánh giá và đưa ra kết quả đánh giá trong báo cáo đánh giá gồm các phát hiện không phù hợp và các khuyến cáo; Những điểm không phù hợp phải được đem ra thảo luận với khách hàng nhằm đảm bảo sự chính xác của các bằng chứng và điểm không phù hợp được khách hàng thấu hiểu. Tuy nhiên, chuyên gia đánh giá không được phép gợi ý nguyên nhân của sự không phù hợp cũng như đưa ra giải pháp. Trưởng đoàn đánh giá phải cố gắng giải quyết những bất đồng ý kiến giữa trong đoàn đánh giá và khách hàng liên quan tới bằng chứng đánh giá hoặc các phát hiện, sau đó những nội dung không thể thống nhất sẽ được ghi lại.
Phát hiện đánh giá được chia thành 4 loại: Phù hợp; khuyến cáo (Ob); không phù hợp nhẹ (minor NC) và không phù hợp nặng (major NC), Nghiêm trọng (Critical – Cr-NC) Với mỗi loại được nhận diện và áp dụng chế tài theo Quy định tại Phụ lục 1.
Xác định và khẳng định (chốt) các điểm không phù hợp Chuyên gia đánh giá
4.2.2.1 Đánh giá nội dung công bố tiêu chuẩn sản phẩm hoặc Bản thông tin/thông số kỹ thuật của sản phẩm:
a) Đánh giá hiệu lực của việc áp dụng: Chuyên gia đánh giá xem xét nội dung Quyết định/văn bản ban hành tiêu chuẩn cơ sở hoặc Quyết định/văn bản áp dụng Quy chuẩn Việt Nam/Tiêu chuẩn Việt Nam/Tiêu chuẩn Quốc tế và coi đó là bằng chứng cho việc cam kết áp dụng của lãnh đạo doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu lực của việc áp dụng Tiêu chuẩn/Quy chuẩn Chuyên gia đánh giá
F.08.03
b) Đối với trường hợp khách hàng không xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở cho sản phẩm thì khách hàng phải cung cấp tài liệu/văn bản mô tả các thông tin chi tiết (thông số kỹ thuật) của sản phẩm và chuyên gia lấy đó làm căn cứ để so sánh, đối chiếu sự phù hợp với Tiêu chuẩn/Quy chuẩn do doanh nghiệp áp dụng. Đánh giá Bản mô tả thông tin chi tiết sản phẩm phù hợp với Tiêu chuẩn/Quy chuẩn Chuyên gia đánh giá
F.08.03
4.2.2.2 Đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng (quá trình sản xuất):
Việc đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng được thực hiện gồm 02 nội dung:
1. Đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng/Kế hoạch đảm bảo chất lượng sản phẩm
2. Đánh giá điều kiện sản xuất theo các Quy chuẩn/Thông tư/Quy định về điều kiện sản xuất đối với các lĩnh vực sản xuất sản phẩm đặc thù (Các checklist đánh giá điều kiện sản xuất cho từng lĩnh vực được quy định trong các Quy trình chứng nhận cho các lĩnh vực sản phẩm riêng biệt hoặc trong các Quy định riêng)

Việc đánh giá Đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng sản phẩm /Kế hoạch đảm bảo chất lượng, được thực hiện như sau:

Xác định rõ 02 yêu cầu chính trong đánh giá về quá trình sản xuất Chuyên gia đánh giá
F.08.03
Các Checklist đánh giá điều kiện sản xuất theo lĩnh vực chuyên ngành
a) Đối với trường hợp khách hàng đã có hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận:
Nếu khách hàng đã có chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9001, ISO 22000, HACCP, …. còn giá trị trên 12 tháng do BQC cấp hoặc bởi tổ chức chứng nhận được BQC thừa nhận cấp thì điều kiện đảm bảo chất lượng của khách hàng được thừa nhận; Chuyên gia đánh giá không cần đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng, Tuy nhiên vẫn phải Đánh giá theo các checklist đánh giá cho từng lĩnh vực được quy định trong các Quy trình chứng nhận sản phẩm riêng (nếu có).
Trường hợp khách hàng có chứng chỉ của tổ chức chưa được BQC thừa nhận hoặc được thừa nhận nhưng thời gian còn hiệu lực ít hơn 12 tháng thì vẫn phải đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng.
Thừa nhận/không thừa nhận kết quả đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng đã có Chuyên gia đánh giá
F.08.03
b) Đối với trường hợp đánh giá chứng nhận sản phẩm kết hợp với đánh giá hệ thống QLCL
– Quá trình đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng tuân theo các hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý chất lượng tương ứng; Chuyên gia đánh giá vẫn phải thực hiện các nội dung Đánh giá theo Checklist đánh giá điều kiện sản xuất cho từng lĩnh vực được quy định trong các Quy trình chứng nhận cho các lĩnh vực sản phẩm riêng biệt hoặc trong các Quy định riêng (nếu có)
– Chuyên gia đánh giá sử dụng Báo cáo đánh giá Chứng nhận sản phẩm (F.08.03 hoặc F.08.04) và Báo cáo đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (F.06.07 hoặc F.06.08).
Đánh giá kết hợp giữa chứng nhận Hệ thống và chứng nhận sản phẩm Chuyên gia đánh giá
F.08.03 hoặc F.08.04
Và  F.06.07 hoặc F.06.08
Các Checklist đánh giá điều kiện sản xuất
c) Đối với khách hàng chưa có hệ thống quản lý chất lượng:
Việc đánh giá quá trình sản xuất phải xem xét đầy đủ tới các điều kiện kiểm soát của nhà sản xuất liên quan đến việc tạo thành sản phẩm nhằm đảm bảo duy trì ổn định chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Các điều kiện kiểm soát bao gồm:
a) Kiểm soát hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm (tài liệu thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm);
b) Kiểm soát hồ sơ toàn bộ quá trình sản xuất từ đầu vào, qua các giai đoạn trung gian cho đến khi hình thành sản phẩm bao gồm cả quá trình bao gói, xếp dỡ, lưu kho và vận chuyển sản phẩm (Đánh giá Kế hoạch đảm bảo chất lượng);
c) Kiểm soát hồ sơ chất lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm;
d) Kiểm soát hồ sơ trang thiết bị công nghệ và trang thiết bị đo lường, kiểm tra, thử nghiệm;
đ) Kiểm soát hồ sơ trình độ tay nghề công nhân và cán bộ kỹ thuật;
e) Các nội dung kỹ thuật cần thiết khác
Bất kể sự không đáp ứng một yêu cầu nào nêu trên đều bị coi là điểm không phù hợp. Chuyên gia đánh giá chỉ chấp nhận kết quả đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng khi toàn bộ các điểm phát hiện trong quá trình đánh giá được kiểm soát và khắc phục.
– Chuyên gia đánh giá vẫn phải thực hiện các nội dung Đánh giá theo Checklist đánh giá điều kiện sản xuất cho từng lĩnh vực được quy định trong các Quy trình chứng nhận cho các lĩnh vực sản phẩm riêng biệt hoặc trong các Quy định riêng (nếu có)
Đánh giá quá trình sản xuất theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ và các Bộ quản lý Chuyên ngành Chuyên gia đánh giá
Chuyên gia đánh giá
F.08.03
Các Checklist đánh giá điều kiện sản xuất theo lĩnh vực chuyên ngành
4.2.2.3 Lấy mẫu để thử nghiệm
a) Kiểm tra cảm quan, ngoại quan mẫu tại chỗ:
– Các phương pháp lấy mẫu và cỡ mẫu được quy định trong các quy định riêng tương ứng. Các chỉ tiêu thử nghiệm tại chỗ được quy định trong các quy định riêng tương ứng hoặc trong Tiêu chuẩn Việt Nam/Tiêu chuẩn cơ sở/Bản thông tin chi tiết sản phẩm của khách hàng.
– Chuyên gia lưu ý thực hiện lấy mẫu theo các nguyên tắc sau:
+ Mẫu phải được lấy tại dây chuyển sản xuất hoặc trong kho thành phẩm hoặc trên thị trường.
+ Khi lấy mẫu các sản phẩm cần ghi nhận đầy đủ thông tin và cách thức nhận biết để lấy mẫu điển hình, cụ thể: Chuyên gia cần thẩm tra trên dây chuyền sản xuất, truy xuất hồ sơ sản xuất của lô hàng, hồ sơ xuất nhập nguyên liệu, công thức phối trộn/hồ sơ phối trộn, hồ sơ ghi chép giám sát sản xuất, hồ sơ ghi nhãn, bao gói sản phẩm …. để khẳng định sản phẩm được lấy mẫu chính xác là mã sản phẩm dự kiến cần lấy mẫu và thẩm định chính xác được mã lô sản xuất, ngày sản xuất, số lượng lô hàng.
– Trường hợp kết quả kiểm tra cảm quan, ngoại quan tại chỗ lần thứ nhất không đạt, chuyên gia đánh giá tiến hành kiểm tra lại lần hai. Nếu lần hai không đạt thì dừng đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá lập báo cáo đánh giá, trong báo cáo đánh giá phải thể hiện nội dung mẫu thử nghiệm hiện trường không đạt.
– Trường hợp kết quả kiểm tra cảm quan, ngoại quan tại chỗ lần thứ nhất đạt, Chuyên gia lập Biên bản lấy mẫu theo F.08.05 (biên bản được lập thành 2 bản)
Kiểm cảm quan, ngoại quan của sản phẩm, đánh giá đạt/không đạt so với các yêu cầu trong Tiêu chuẩn cơ sở Chuyên gia đánh giá/ Người lấy mẫu
F.08.05
b) Lấy mẫu thử nghiệm mẫu điển hình/mẫu đại diện:
– Cỡ mẫu (khối lượng mẫu) đối với từng sản phẩm cụ thể được quy định trong các tiêu chuẩn/Quy định riêng tương ứng.
– Vị trí lấy mẫu đôi khi được quy định cụ thể nhưng về nguyên tắc, lấy mẫu phải đảm bảo lấy được trên dây chuyền sản xuất, kho thành phẩm hoặc ngoài thị trường;
– Mỗi mẫu thử nghiệm được chia làm 03 mẫu, có niêm phong và mã hóa mẫu của trưởng đoàn đánh giá. Một mẫu/phần lưu khách hàng, một mẫu/phần chuyển phòng thử nghiệm và một mẫu/phần lưu tại tổ chức chứng nhận hoặc theo tiêu chuẩn, quy định riêng tương ứng.
– Chuyên gia lập Biên bản lấy mẫu theo F.08.05 (biên bản được lập thành 2 bản), Một bản giao cho khách hàng và một bản lưu hồ sơ chứng nhận.
– Dán tem niêm phong lên mẫu.
–  Chuyên gia đánh giá lập 02 biên bản giao-gửi mẫu và yêu cầu thử nghiệm, trong đó phải nêu rõ các chỉ tiêu cần thử nghiệm và phương pháp thử được quy định trong các Tiêu chuẩn/Quy chuẩn/Quy định.
Lấy mẫu để gửi đi phân tích tại các Phòng thử nghiệm Chuyên gia đánh giá/ Người lấy mẫu
F.08.05
F.08.06
F.08.07
4.3. Họp nội bộ đoàn và tổng hợp kết quả đánh giá
– Trưởng đoàn đánh giá tiến hành họp nội bộ đoàn đánh giá, Trước khi cuộc họp kết thúc, Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm họp đoàn đánh giá, đề nghị các thành viên trong đoàn đánh giá tập hợp các ghi chép đánh giá, thảo luận và lập báo cáo đánh giá theo F.06.07 và các phát hiện đánh giá theo F.06.09 và Phiếu yêu cầu hành động khắc phục theo F.06.10.
Tổng hợp các phát hiện đánh giá và hoàn thiện hồ sơ đánh giá Đoàn đánh giá
F.06.07
F.06.09
F.06.10
Nếu trong quá trình đánh giá, đoàn đánh giá có sử dụng Chuyên gia kỹ thuật thì cuối cuộc đánh giá, Chuyên gia kỹ thuật phải hoàn thiện phiếu nhận xét kỹ thuật F.06.11 Hoàn thiện phiếu nhận xét kỹ thuật Chuyên gia kỹ thuật
4.4. Họp kết thúc và tập hợp hồ sơ chứng nhận
– Trưởng đoàn đánh giá tiến hành họp kết thúc, xem hướng dẫn tiến hành các cuộc họp HD.01;
– Trưởng đoàn đánh giá thay mặt đoàn đánh giá công bố báo cáo đánh giá và các phát hiện đánh giá tại cuộc họp kết thúc và yêu cầu mọi người tham gia cuộc họp kêt thúc ký xác nhận vào danh sách tham dự cuộc họp F.06.04.
– Ngay sau khi kết thúc cuộc họp, Trường đoàn đánh giá tiến hành tập hợp đầy đủ hồ sơ đánh giá, đề nghị khách hàng ký và đóng dấu xác nhận vào các hồ sơ có yêu cầu ký, đóng dấu.
Họp kết thúc Đoàn đánh giá
HD.01
F.06.04.
Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm tập hợp đủ 01 bộ hồ sơ đánh giá để khách hàng lưu giữ, cụ thể gồm:
1. Đăng ký chứng nhận – F.08.01
2. Kế hoạch đánh giá – F.06.03
3. Báo cáo đánh giá chứng nhận sản phẩm – F.08.03 /F.08.04
4. Tổng hợp phát hiện đánh giá – F.06.09
5. Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa (nếu có) – F.06.10
6. Biên bản lấy mẫu – F.08.05
Tập hợp và bàn giao cho khách hàng lưu giữ 01 bộ hồ sơ kết quả đánh giá Trưởng đoàn đánh giá
4.5. Giao/gửi mẫu tới phòng thử nghiệm:
– Phòng thử nghiệm được gửi mẫu phải nằm trong Danh sách phòng thử nghiệm được TQC phê duyệt;
– Chuyên gia đánh giá lập 02 Biên bản Giao-nhận mẫu và yêu cầu thử nghiệm F.08.07 và chuyển cho Nhân viên Phòng kế hoạch -Tổng hợp để chuyển mẫu tới Phòng thử nghiệm để thử nghiệm (tối đa chỉ được lưu giữ mẫu 02 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc đánh giá). Trong trường hợp Phòng thử nghiệm có Biên bản tiếp nhận mẫu riêng thì sử dụng luôn mẫu của Phòng thử nghiệm, không cần dùng F.08.07.
– Trong trường hợp, Trưởng đoàn đánh giá đồng ý để khách hàng vận chuyển mẫu đến phòng thử nghiệm được chỉ định để thử nghiệm thì trưởng đoàn đánh giá giao cho khách hàng Biên bản Giao-nhận mẫu và yêu cầu thử nghiệm F.08.07 đã được chuyên gia ký xác nhận ở phần bên giao mẫu (cùng với mẫu đã được niêm phong) để nhờ khách hàng chuyển mẫu tới phòng thử nghiệm.
Mẫu phải được gửi ngay tới Phòng thử nghiệm (tối đa chỉ được lưu giữ 02 ngày làm việc) Chuyên gia đánh giá/ Người lấy mẫu
F.08.07
Nhân viên Phòng kế hoạch -Tổng hợp (hỗ trợ gửi mẫu)
4.6. Tập hợp Hồ sơ đánh giá chứng nhận sản phẩm:
Sau khi kết thúc cuộc đánh giá, chuyên gia đánh giá có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các hồ sơ gồm:
1. Kế hoạch đánh giá – F.06.03
2. Danh sách tham dự – F.06.04
3. Phiếu ghi chép đánh giá của các chuyên gia – F.06.05; Bản viết tay hoặc đánh máy hoặc
4. Checklist đánh giá điều kiện sản xuất (nếu có)
5. Báo cáo đánh giá chứng nhận sản phẩm – F.08.03
6. Tổng hợp phát hiện đánh giá – F.06.09
7. Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa (nếu có) – F.06.10
8. Phiếu nhận xét của chuyên gia kỹ thuật-  F.06.11 (nếu có)
9.  Phiếu ghi nhận cuộc đánh giá/ Audit Log – F.06.12 (với các chuyên gia tập sự, phê duyệt code).
10.  Biên bản kiểm tra cảm quan, ngoại quan – F.08.05
11.  Biên bản lấy mẫu – F.08.06
12. Biên bản giao mẫu và yêu cầu thử nghiệm – F.08.08
13. Đăng ký chứng nhận sản phẩm (nếu khách hàng gửi bản chính có ký đóng dấu).
– Ngay sau khi kết thúc đánh giá trong thời gian tối đa 02 ngày làm việc Chuyên gia đánh giá phải gửi hồ sơ đánh giá về Phòng chứng nhận để tiến hành thẩm tra.
1) Tối đa 02 ngày làm việc kể từ sau ngày đánh giá phải gửi hồ sơ đánh giá về Phòng CN Trưởng đoàn đánh giá
4.7. Theo dõi tiến độ trả kết quả thử nghiệm
– PCN có trách nhiệm theo dõi tiến độ trả kết quả của phòng thử nghiệm để đảm bảo thời gian trả kết quả nhanh nhất.
– Ngay sau khi nhận được kết quả thử nghiệm, PCN có trách nhiệm gửi kết quả thử nghiệm cho chuyên gia trưởng đoàn hoặc chuyên gia được phân công để tiến hành thẩm tra kết quả thử nghiệm của sản phẩm.
– Đối với khách hàng tại khu vực miền Trung, miền Nam thì trách nhiệm theo dõi tiến độ thử nghiệm sẽ do đầu mối/chuyên gia ở khu vực đó thực hiện.
Đảm bảo tiến độ trả kết quả và thời gian thẩm tra kết quả nhanh nhất Phòng chứng nhận/
Đầu mối/chuyên gia ở khu vực
BƯỚC 5: THẨM TRA KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ
5.1. Thẩm tra kế hoạch/hành động khắc phục
a) Đối với NC nhẹ
Sau khi nhận được Kế hoạch thực hiện hành động khắc phục của doanh nghiệp, PCN chuyển đến chuyên gia để xem xét.
Nếu chuyên gia chấp nhận kế hoạch thực hiện HĐKP thì PCN thực hiện các thủ tục cấp chứng chỉ cho khách hàng.
b) Thẩm tra hành động khắc phục đối với NC nặng
– Sau cuộc đánh giá, PCN có trách nhiệm liên hệ khách hàng (qua email, điện thoại) để theo dõi, đôn đốc việc hoàn thiện các Hành động khắc phục (nếu có).
– Trong vòng 60 ngày kể từ khi cuộc đánh giá kết thúc, Khách hàng phải đưa ra và gửi hành động khắc phục cho những điểm không phù hợp tới phòng PCN. Sau 60 ngày, kể từ ngày đánh giá chứng nhận kết thúc mà HĐKP của khách hàng không được chấp nhận thì PCN có thể gia hạn thời hạn trên thêm 30 ngày. Sau thời hạn gia hạn mà HDKP vẫn chưa được chấp nhận thì kết quả đánh giá chứng nhận bị hủy bỏ
– Sau khi nhận được báo cáo hành động khắc phục của khách hàng PCN có trách nhiệm gửi hồ sơ tới chuyên gia Trưởng đoàn để thẩm tra.
– Trưởng đoàn đánh giá/Chuyên gia có code phù hợp được phân công có trách nhiệm xem xét, chấp nhận/không chấp nhận và kiểm tra tính hiệu lực của việc khắc phục đối với tất cả các sự không phù hợp thể hiện, cụ thể cần đánh giá:
+ Việc xác định nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp;
+ Tính khả thi của những biện pháp đưa ra nhằm loại bỏ nguyên nhân đó
+ Bằng chứng về cung cấp các nguồn lực cần thiết để tiến hành các hành động khắc phục;
+ Xác định thời điểm hoàn thành hoặc bằng chứng hành động khắc phục đã được thực hiện.
– Trưởng đoàn đánh giá/Chuyên gia có code phù hợp có trách nhiệm đóng lại NC.
Chấp nhận/không chấp nhận Kế hoạch thực hiện HĐKP đối với NC nhẹ;
Chấp nhận/không chấp nhận hành động khắc phục đối với NC nặng
Trưởng đoàn đánh giá/ Chuyên gia có code phù hợp
F.06.10
5.2. Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu
Sau khi có kết quả thử nghiệm sản phẩm, PCN chuyển Kết quả cho chuyên gia trưởng đoàn để thực hiện thẩm tra kết quả.

  • Chuyên gia so sánh, đánh giá sự phù hợp giữa các chỉ tiêu trong Phiếu kết quả thử nghiệm đối chứng giá trị với các chỉ tiêu trong tiêu chuẩn cơ sở và Tiêu chuẩn/quy chuẩn được chứng nhận;

–  Điều kiện để chấp thuận khi khi sản phẩm có tất cả các chỉ tiêu được chỉ định thử nghiệm có kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu tiêu chuẩn/quy chuẩn.
– Trong trường hợp kết quả thử nghiệm không đạt, Trưởng đoàn đánh giá thông báo cho khách hàng thực hiện hành động khắc phục cần thiết (trong thời hạn 60 ngày phải khắc phục) và tiến hành lấy mẫu thử nghiệm lại những chỉ tiêu không đạt. Nếu trong vòng 60 ngày mà doanh nghiệp chưa khắc phục và mẫu thử nghiệm lại chưa được lấy thì cuộc đánh giá chứng nhận sẽ bị hủy và doanh nghiệp phải được đánh giá chứng nhận, lấy mẫu thử nghiệm lại như chứng nhận ban đầu.
Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận Kết quả thử nghiệm, Chuyên gia đánh giá có trách nhiệm hoàn thiện Báo cáo kết quả thử nghiệm theo F.08.09 gửi về Phòng chứng nhận .

1) Các chỉ tiêu trên Phiếu kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu so với Tiêu chuẩn/Quy chuẩn
2) Trong thời gian 02 ngày phải gửi về PTN
Trưởng đoàn đánh giá
F.08.09
6.3. Thẩm xét hồ sơ đánh giá kỹ thuật + Quyết định chứng nhận
– Tất cả các hồ sơ chứng nhận sau khi đã được thẩm tra các bước nêu ở mục 5.1 và 5.2 sẽ được chuyển đến Ban thẩm xét/chuyên gia để thẩm xét hồ sơ ra ra quyết định chứng nhận.
Việc thẩm xét hồ sơ chứng nhận sản phẩm bao gồm:

  • Thẩm tra hồ sơ đánh giá có tuân thủ các quy định của BQC hay không?
  • Hồ sơ pháp lý, hồ sơ đăng ký chứng nhận của khách hàng;
  • Thông tin về các yêu cầu chứng nhận và phạm vi chứng nhận do đoàn đánh giá cung cấp đã đầy đủ;

– Hồ sơ đánh giá đã tuân thủ quy định, quy trình của BQC, …

Thẩm tra tính đầy đủ và phù hợp quy trình của hồ sơ đánh giá Phòng chứng nhận và
Ban thẩm xét
F.08.10
BƯỚC 6: QUYẾT ĐỊNH CHỨNG NHẬN
6.1. Kiến nghị chứng nhận
– Ban thẩm xét/Chuyên gia có code được phê duyệt có quyền phê duyệt/không phê duyệt hồ sơ chứng nhận và có quyền chấp nhận/không chấp nhận chứng nhận. Giám đốc BQC chỉ ký quyết định cấp chứng chỉ và ký chứng chỉ khi Ban thẩm xét/Chuyên gia có code được phê duyệt đã thẩm xét và chấp nhận chứng nhận
Sau khi hoàn thiện việc thẩm tra theo các nội dung nêu ở Bước 05 Phòng chứng nhận tập hợp đầy đủ hồ sơ đánh giá, hồ sơ thẩm tra và  thực hiện dự thảo các Quyết định chứng nhận/Chứng chỉ/Thông báo để trình Giám đốc phê duyệt.
Tập hợp đủ hồ sơ trình ký Phòng chứng nhận
F.06.14
6.2. Quyết định chứng nhận:
– Trường hợp cấp chứng chỉ cho khách hàng: Dự thảo quyết định cấp chứng chỉ theo (F01.QD.01) và chứng chỉ để chuyển cho khách hàng xác nhận. Sau khi khách hàng xác nhận nội dung chứng chỉ, PCN soạn thảo quyết định cấp chứng chỉ và in chứng chỉ trình Giám đốc ký ban hành. Hiệu lực chứng chỉ là 03 năm.
– Trường hợp không cấp chứng chỉ cho khách hàng: PCN soạn thảo công văn Thông báo cho khách hàng về việc không cấp chứng chỉ và có nêu rõ lý do theo F.06.14.
– Trường hợp có các kiến nghị khác của PCN/chuyên gia thẩm tra: Giám đốc xem xét các kiến nghị của PCN và ra quyết định về các kiến nghị. PCN căn cứ quyết định của GĐ và thông báo cho khách hàng theo F.06.14.
Thời hạn: Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Báo cáo kết quả thử nghiệm Phòng PCN phải hoàn thành việc trình ký Quyết định và chứng chỉ chứng nhận sản phẩm hợp chuẩn/hợp quy hoặc Thông báo không đạt cho khách hàng.
03 ngày làm việc phải hoàn thiện việc trình ký Chứng chỉ/Thông báo không đạt Phòng chứng nhận
F.06.14
F01.QD.01
6.3. Tập hợp tài liệu chứng nhận để gửi khách hàng
Sau khi chứng chỉ được phê duyệt, Phòng chứng nhận có trách nhiệm tập hợp đủ các tài liệu chứng nhận sau để gửi khách hàng:
1. Quyết định cấp chứng chỉ;
2. Chứng chỉ chứng nhận;
3. Phiếu kết quả thử nghiệm cho từng sản phẩm được chứng nhận (không áp dụng nếu khách hàng đã lưu giữ 01 bản kết quả thử nghiệm do Phòng thử nghiệm trả trực tiếp cho khách hàng)
4. Thông báo sử dụng dấu hiệu chứng nhận và gửi bản điện tử mẫu dấu chứng nhận qua email của khách hàng
Một bộ tài liệu chứng nhận (Quyết định và chứng chỉ + Phiếu thử nghiệm bản chính hoặc công chứng) cũng phải được lưu giữ tại BQC (có thể lưu giữ bản photo chứng chỉ)
Các tài liệu chứng nhận cần gửi cho khách hàng Phòng chứng nhận
QD.03
6.4. Trả kết quả và cập nhật Danh sách khách hàng
– Sau khi trình ký chứng chỉ, Phòng chứng nhận chuyển Kết quả chứng nhận (theo mục 6.3) sang Phòng Hành chính – Tổng hợp để đóng dấu và làm các thủ tục thanh toán, chuyển kết quả đến khách hàng.
– PCN có trách nhiệm cập nhật thông tin khách vào Danh sách theo dõi và cập nhật trên trang web của BQC với các nội dung: Tên khách hàng; các sản phẩm được chứng nhận; số chứng nhận.
Cập nhật đầy đủ thông tin vào Danh sách quản lý khách hàng Phòng chứng nhận
http://bqc.com.vn/
BƯỚC 7: GIÁM SÁT DUY TRÌ CHỨNG NHẬN (ĐỊNH KỲ)
7.1. Theo dõi việc duy trì giám sát
– Đánh giá giám sát nhằm tìm kiếm bằng chứng sự duy trì có hiệu lực của hệ thống kiểm soát chất lượng sản phẩm và chất lượng sản phẩm được duy trì ổn định so với với tiêu chuẩn/Quy chuẩn tương ứng. Chu kỳ đánh giá giám sát phụ thuộc vào mỗi tiêu chuẩn/quy chuẩn/quy định nhưng không quá 12 tháng/lần.
– Định kỳ hàng tháng PCN có trách nhiệm tập hợp danh sách khách hàng đến lịch đánh giá giám sát dự kiến cho 03 tháng tiếp theo để chuyển Phòng Kinh doanh liên hệ với khách hàng cho việc ký hợp đồng đánh giá giám sát (nếu chưa có) và thông báo về việc chuẩn bị bố trí đánh giá giám sát.
Đảm bảo hoạt động đánh giá giám sát theo đúng chu kỳ và Chương trình đánh giá đã thiết lập Phòng Chứng nhận
Phòng Kinh doanh
7.2. Trì hoãn đánh giá giám sát
Trong trường hợp khách hàng đưa ra đề nghị trì hoãn đánh giá giám sát và kèm các bằng chứng chứng minh và đảm bảo hệ thống quản lý vẫn được đang  được duy trì theo yêu cầu của Tiêu chuẩn thì BQC sẽ xem xét đề nghị trì hoãn của khách hàng và trả lời bằng văn bản hoặc email tới khách hàng về việc chấp nhận trì hoãn không quá 60 ngày so với ngày quy định đánh giám sát.
Điều kiện chấp nhận trì hoãn đánh giá giám sát không quá 60 ngày Phòng Chứng nhận
7.3. Thủ tục đánh giá giám sát
– Trưởng đoàn đánh giá được chỉ định thực hiện việc tham khảo Chương trình đánh giá và Kế hoạch đánh giá lần trước để lên kế hoạch đánh giá giám sát F.06.03. Đánh giá giám sát không có giai đoạn đánh giá sơ bộ, Chuyên gia đánh giá tiến hành đánh giá tại cơ sở, các bước tiến hành tương tự như đánh giá chứng nhận.
– Việc lấy mẫu thử nghiệm sản phẩm là bắt buộc và hình thức lấy mẫu tùy theo Phương thức chứng nhận quy định trong Chương trình đánh giá.
– Đối với chứng nhận hợp quy thức ăn chăn nuôi việc lấy mẫu giám sát được thực hiện như sau:
*) Đối với Giám sát lần 1:
+ Số lượng mẫu lấy: 100% mẫu, tương tự như chứng nhận ban đầu;
+ Số lượng chỉ tiêu thử nghiệm/01 mẫu: 50% số lượng chỉ tiêu yêu cầu trong Quy chuẩn QCVN 01-183:2016/BNNPTNT.
*) Đối với Giám sát lần 2:
+ Số lượng mẫu lấy: 100% mẫu, tương tự như chứng nhận ban đầu;
+ Số lượng chỉ tiêu thử nghiệm/01 mẫu: 50% số lượng chỉ tiêu trong Quy chuẩn QCVN 01-183:2016/BNNPTNT còn lại mà chưa được thử nghiệm ở lần giám sát 1. Đảm bảo cả cộng 2 lần giám sát mỗi sản phẩm đều được thử nghiệm 100% số lượng chỉ tiêu.
– Phạm vi đánh giá giám sát không nhất thiết đánh giá toàn bộ hệ thống mà có thể chỉ tập trung vào một số bộ phận, quy trình mà chuyên gia đánh giá trưởng đoàn nhận định cần tìm bằng chứng của sự phù hợp nhưng vẫn phải bao trùm đầy đủ các lĩnh vực theo phạm vi chứng nhận.
– Đánh giá giám sát bao gồm các nội dung: xem xét việc thực hiện các hành động khắc phục đối với lần đánh giá trước; xem xét những thay đổi liên quan đến khách hàng và hệ thống quản lý chất lượng/kế hoạch kiểm soát chất lượng của khách hàng; quá trình vận hành hệ thống, tính hiệu lực của hệ thống đối với việc đạt được các mục tiêu của khách hàng, việc sử dụng các dấu hiệu chứng nhận của BQC, …
Các lưu ý khi thực hiện đánh giá giám sát Chuyên gia đánh giá
F.06.03
*Thẩm tra lại hành động khắc phục đối với NC của lần đánh giá trước
Chuyên gia đánh giá yêu cầu tổ chức đưa ra bằng chứng khách quan khi xem xét HĐKP đối với NC trong lần đánh giá trước (NC đã được đóng tuy nhiên vẫn cần thẩm tra thực tế tại doanh nghiệp) để xác định:
a) Khẳng định các hành động khắc phục cho các điểm không phù hợp đã được thực hiện, có hiệu lực.
b) Mở NC mới đối với NC đã phát hiện (trong trường hợp thẩm tra lại thấy việc thực hiện hành động khắc phục thực tế tại cơ sở không được thực hiện hoặc được thực hiện nhưng không hiệu lực). Chuyên gia đánh giá hành động như sau:
+ Nếu như NC trước là NC nặng và bị lặp lại Chuyên gia đánh giá sẽ mở một NC nặng cho hành động khắc phục của tổ chức,và
+ Nếu NC nhẹ lặp lại thì chuyên gia đánh giá mở một NC nặng cho hành động khắc phục của tổ chức.
Các NC trong lần đánh giá trước Chuyên gia đánh giá
F.06.10
*) Thông báo kết quả đánh giá giám sát
– Sau khi thực hiện đánh giá giám sát, Phòng chứng nhận và Ban thẩm xét tiến hành thẩm tra theo các thủ tục tại Bước 5 và Bước 6 nên trên.
– Trong trường hợp kết đánh giá giám sát và kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu Phòng chứng nhận ra Thông báo kết quả đánh giá giám sát theo F.06.15 để duy trì hiệu lực của Giấy chứng nhận đã cấp.
– Trưởng hợp kết quả đánh giá giám sát không đạt yêu cầu Phòng chứng nhận ra Thông báo kết quả theo F.06.15, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện hành động khắc phục. Trường hợp không đáp ứng yêu cầu khắc phục thì ra quyết định đình chỉ và hủy bỏ theo Quy định bên dưới.
F.06.15
BƯỚC 8: ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN LẠI/RE-CERTIFICATION
– Đánh giá chứng nhận lại là cuộc đánh giá được tiến hành trước khi chứng chỉ chứng nhận sản phẩm hết hiệu lực.
– Cuộc đánh giá chứng nhận lại được hoạch định và tiến hành để xem xét đánh giá sự đáp ứng liên tục tất cả các yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn và phải được tiến hành trước khi chứng chỉ hết hiệu lực ít nhất 01 tháng.
– Quá trình đánh giá lại được tiến hành như một cuộc đánh giá chứng nhận, trừ trường hợp không có sự thay đổi đáng kể về hệ thống quản lý chất lượng/kế hoạch đảm bảo chất lượng hiện tại của khách hàng thì không cần có cuộc đánh giá giai đoạn 1 (đánh giá sơ bộ).
– Cuộc đánh giá chứng nhận lại phải xem xét việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng/kế hoạch đảm bảo chất lượng tại thời điểm chứng nhận, bao gồm việc xem xét các báo cáo của cuộc đánh giá giám sát trước: tính hiệu lực của toàn bộ hệ thống, kể cả các thay đổi nội bộ và bên ngoài cũng như khả năng áp dụng đối với phạm vi chứng nhận; việc vận hành HTQL đã được chứng nhận để đạt được chính sách và mục tiêu của tổ chức; tính hiệu lực của toàn bộ hệ thống kiểm soát chất lượng kể cả các thay đổi nội bộ và khả năng áp dụng đối với phạm vi chứng nhận
Đánh giá lại khi hết một chu kỳ chứng nhận Phòng chứng nhận
Chuyên gia đánh giá
– Khi hoạt động chứng nhận lại được hoàn thành trước thời hạn của chứng nhận hiện thời thì ngày hết hạn của chứng nhận mới có thể dựa trên ngày hết hạn của chứng nhận hiện thời. Ngày cấp giấy chứng nhận mới phải đúng hoặc sau ngày quyết định chứng nhận lại.
– Sau khi hết hạn chứng nhận, tổ chức chứng nhận có thể khôi phục chứng nhận trong vòng 6 tháng với điều kiện hoạt động chứng nhận lại đã hoàn thành hoặc ít nhất giai đoạn 2 phải được thực hiện. Ngày hiệu lực của giấy chứng nhận phải đúng hoặc sau ngày quyết định chứng nhận lại và ngày hết hạn phải dựa trên chu kỳ chứng nhận trước đó.
Lưu ý về thời hạn hiệu lực của Chứng nhận lại Phòng chứng nhận
CÁC HÌNH THỨC ĐÁNH GIÁ KHÁC.
ĐÁNH GIÁ BỔ SUNG / FOLLOW UP AUDIT
– Khi BQC cần xem xét đánh giá hiệu lực các hành động khắc phục hoặc cần có các hành động tiếp theo khi bị đình chỉ hiệu lực chứng chỉ, hoặc cần đánh giá bổ sung cho cuộc đánh giá trước thì BQC phải tiến hành một cuộc đánh giá bổ sung và phải thông báo cho khách hàng.
– Trình tự, thủ tục đánh giá  bổ sung tương tự đánh giá giám sát
Phòng chứng nhận
ĐÁNH GIÁ MỞ RỘNG/NÂNG CẤP/ CHUYỂN ĐỔI TIÊU CHUẨN EXTENDING/UPGRADING AUDIT
– Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá mở rộng, thu hẹp phạm vi hoặc nâng cấp tiêu chuẩn áp dụng thì phải ký kết một hợp đồng phụ và gửi bản Đăng ký chứng nhận F.08.01 cho BQC. Các bước tiến hành trong đánh giá mở rộng/nâng cấp được thực hiện như đánh giá giám sát.
– BQC thực hiện việc xem xét đăng ký và xác định hoạt động đánh giá nào cần thực hiện để quyết định có cho phép mở rộng chứng nhận hay không
Phòng chứng nhận
ĐÁNH GIÁ ĐỘT XUẤT / IRREGULAR AUDIT
– Khi có yêu cầu của cơ quan quản lý, hoặc BQC cần xem xét các khiếu nại, đánh giá các thay đổi hoặc cần có các hành động tiếp theo khi bị đình chỉ chứng chỉ thì BQC phải tiến hành 1 cuộc đánh giá đột xuất khách hàng.
– Trình tự, thủ tục đánh giá đột xuất tương tự đánh giá giám sát /
Phòng chứng nhận
ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC CHỨC NHẬN / TRANSFER AUDIT
– Đánh giá chuyển đổi là việc BQC đánh giá, cấp chứng chỉ cho khách hàng mà khách hàng đó đã có chứng chỉ của tổ chức chứng nhận được BQC thừa nhận.
– Điều kiện để được đánh giá chuyển đổi là chứng chỉ phải còn hiệu lực ít nhất 06 tháng. Hiệu lực của chứng chỉ do BQC cấp bằng thời gian hiệu lực còn lại mà tổ chức chứng nhận được BQC thừa nhận cấp cho khách hàng
– Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá chuyển đổi, Phòng Kinh doanh tiến hành đàm phán ký hợp đồng giám sát theo hình thức: Số lần đánh giá giám sát bằng số lần đánh giá giám sát mà tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ đã thỏa thuận trừ đi số lần đánh giá giám sát mà tổ chức đó đã thực hiện.
– Khách hàng làm văn bản đề nghị sử dụng dịch vụ đánh giá của BQC và tài liệu bổ sung theo mẫu Đăng ký chứng nhận tương ứng
– Trình tự, thủ tục đánh giá chuyển đổi tương tự đánh giá giám sát
Phòng chứng nhận
ĐÌNH CHỈ VÀ HỦY BỎ KẾT QUẢ CHỨNG NHẬN
Văn phòng Chứng nhận chất lượng BQC có quyền tạm đình chỉ, hủy bỏ giấy chứng nhận hợp quy, quyền sử dụng dấu hợp quy đã cấp, khi doanh nghiệp có sản phẩm đã được chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn vi phạm các quy định về chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn của cơ quan quản lý nhà nước và của BQC, các trường hợp đình chỉ hoặc hủy bỏ có thể tùy mức độ, BQC xem xét đình chỉ sử dụng hoặc thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn đã cấp nếu khách hàng không tuân thủ một trong các điều sau đây:

  • Sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn hoặc logo của BQC trái với quy định;
  • Không bố trí đánh giá giám sát định kỳ như đã thỏa thuận;
  • Không duy trì chất lượng của sản phẩm, vi phạm các quy định chứng nhận của BQC;
  • Có khiếu nại nghiêm trọng từ cá nhân, tổ chức sử dụng sản phẩm của khách hàng;
  • Không trả đầy đủ phí chứng nhận theo thỏa thuận.
  • Vi phạm các quy định của văn bản pháp quy và quy định của các bộ quản lý chuyên ngành.

– Đình chỉ chứng nhận: Căn cứ vào việc sử dụng logo chứng nhận; thanh toán phí chứng nhận; kết quả đánh giá giám sát kế hoạch đảm bảo chất lượng, kết quả thử nghiệm mẫu điển hình; việc thực hiện hành động khắc phục của khách hàng; việc không đáp ứng các yêu cầu chứng nhận khác và kết quả kiểm tra thanh tra của cơ quan nhà nước, PCN lập kiến nghị đình chỉ hiệu lực chứng nhận không quá 03 tháng.
– Hủy bỏ chứng nhận: Sau thời gian 03 tháng trên, nếu khách hàng vẫn chưa có bằng chứng thỏa đáng về các hành động khắc phục tương ứng, BQC sẽ ra quyết định hủy bỏ hiệu lực chứng nhận bằng văn bản. Quyết định hủy bỏ hiệu lực được gửi tới khách hàng và công bố trên trang web: http://bqc.com.vn/
– Sau khi thực hiện Đình chỉ/hủy bỏ hiệu lực Chứng chỉ, Phòng chứng nhận cơ trách nhiệm gửi báo cáo về cơ quan quản lý lĩnh vực sản phẩm đó (trung ương là các Cục/vụ, địa phương là các Sở/Chi cục) các trường hợp đình chỉ, hủy bỏ.

Sau đình chỉ 03 tháng sẽ ra quyết định hủy bỏ Phòng chứng nhận
QD.02
http://bqc.com.vn/

IV. SỰ BẢO MẬT: / CONFIDENTIALITY:
– Mọi thông tin liên quan tới KH phải được bảo mật hoàn toàn, đặc biệt là những thông tin liên quan tới chiến lược, hoạt động kinh doanh, công nghệ và thị trường của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng, trừ phi có sự chấp thuận bằng văn bản của người có thẩm quyền của khách hàng đó.
– Khi cần cung cấp thông tin của khách hàng theo yêu cầu của pháp luật hay cơ quan chức năng, BQC sẽ thông báo cho khách hàng theo đường email hoặc bưu điện, hoặc điện thoại từ khi luật pháp hoặc cơ quan chức năng cấp không cho BQC thông báo cho khách hàng.
V. HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ CẦN LƯU GIỮ

TT Hồ sơ Mã HS Nơi lưu Thời gian lưu
Hợp đồng HC-TH 06 năm
Đăng ký chứng nhận F.08.01 PCN 06 năm
Chương trình đánh giá/Audit Program F.06.02 PCN 06 năm
Kế hoạch đánh giá/Audit Plan F.06.03 PCN 06 năm
Danh sách tham dự cuộc họp F.06.04 PCN 06 năm
Phiếu ghi chép đánh giá/Audit note F.06.05 PCN 06 năm
Báo cáo đánh giá sản phẩm
(sơ bộ/chứng nhận/giám sát)
F.08.02
F.08.03
F.08.04
PCN 06 năm
Checklist đánh giá điều kiện sản xuất đối với từng lĩnh vực sản xuất riêng biệt PCN 06 năm
Nhận xét của chuyên gia kỹ thuật F.06.11 PCN 06 năm
Phiếu ghi nhận cuộc đánh giá F.06.12 PCN 06 năm
Biên bản kiểm tra cảm quan, ngoại quan tại chỗ F.08.05 PCN 06 năm
Biên bản lấy mẫu/ Sampling report F.08.06 PCN 06 năm
Biên bản giao mẫu và yêu cầu thử nghiệm F.08.08 PCN 06 năm
Báo cáo kết quả thử nghiệm F.08.09 PCN 06 năm
Báo cáo thẩm xét hồ sơ chứng nhận sản phẩm F.08.10 PCN 06 năm
Thông báo kết quả đánh giá
(Chứng nhận/giám sát)
F.06.14
F.06.15
PCN 06 năm
Quyết định chứng nhận sản phẩm F01.QĐ02 PCN 6 năm
Quyết định chứng nhận sản phẩm nhập khẩu F02.QĐ02 PCN 6 năm
Quyết định đình chỉ hiệu lực giấy chứng nhận sản phẩm F03.QĐ02 PCN 6 năm
Quyết định hủy bỏ hiệu lực giấy chứng nhận sản phẩm F04.QĐ02 PCN 6 năm
Giấy chứng nhận hợp chuẩn sản phẩm F05.QĐ02 PCN 6 năm
Giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm F06.QĐ02 PCN 6 năm
Giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm nhập khẩu F07.QĐ02 PCN 6 năm

Phụ lục 1: PHÂN LOẠI CÁC PHÁT HIỆN ĐÁNH GIÁ

Loại phát hiện ĐG Mô tả Chế tài
Chứng nhận Giám sát
Phù hợp / Conformity Đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn Đạt yêu cầu Đạt yêu cầu
OB /
Observation
+ Tại thời điểm đánh giá chưa đủ bằng chứng để kết luận đó là 1 điểm KPH
+ là những kiến nghị cải tiến của chuyên gia để HTQL ATTP của tổ chức ngày càng hòan thiện hơn
Tổ chức không có nghĩa vụ phải thực hiện. Tuy nhiên, BQC  sẽ xem xét các kiến nghị cải tiến này trong lần đánh giá giám sát gần  nhất Như chứng nhận
Sự KPH nhẹ / Mi-NC + Sự không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn nhưng không ảnh hưởng đến hệ thống và sự phù hợp của SP
+ Sự không đáp ứng yêu cầu hệ thống tài liệu mà quý tổ chức đã thiết lập
Tổ chức phải có kế hoạch thực hiện hành động khắc phục. HĐKP sẽ được thẩm tra tại lần đánh giá giám sát
BQC sẽ cấp chứng chỉ sau khi Kế hoạch thực hiện HĐKP được chấp nhận.
Tổ chức phải có kế hoạch thực hiện HĐKP. HĐKP sẽ được thẩm tra tại lần đánh giá giám sát gần nhất
Sự KPH nặng / Ma-NC + Là sự không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn gây ảnh hưởng đên hệ thống ATTP /
+ Có sự không phù hợp nhẹ mang tính hệ thống. Tính hệ thống là: có hơn 3 NC nhẹ tại một bộ phận hoặc có cùng 1 NC nhẹ trên 3 bộ phận
Chuyên gia trưởng đoàn quyết định phải đánh giá bổ sung để thẩm tra HĐKP tại hiện trường hay chỉ cần thẩm tra HĐKP tại văn phòng.
BQC sẽ cấp chứng chỉ sau khi HĐKP được chấp nhận.
Tổ chức phải có kế hoạch thực hiện HĐKP, cam kết thời hạn hoàn thành và chuyển bằng chứng khi hoàn thành HĐKP. Đến thời điểm cam kết chưa hoàn thành HĐKP thì đình chỉ chứng chỉ
Sự KPH nghiêm trọng /Cr-NC Là sự không tuân thủ yêu cầu của pháp luật liên quan đến ATTP mà tổ chức có nghĩa vụ phải thực hiện Dừng cuộc đánh giá. Chuyển sang thời điểm thích hợp / Đình chỉ hiệu lực chứng chỉ cho đến khi có đủ bằng chứng đã tuân thủ

Phụ lục 2: QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH MÃ KHÁCH HÀNG
1.  Mã khách hàng, mã hồ sơ và mã chứng chỉ
– Mã khách hàng được Văn phòng cấp để phù hợp với việc kiểm soát hợp đồng chứng nhận.
– Mã khách hàng được quy định như sau: BQC.zzzz, trong đó:
+ BQC: là tên viết tắt của Văn phòng;
+ zzzz: là mã khách hàng.
Ví dụ: BQC.0345 là mã khách hàng chứng nhận có số thứ tự 0345.
2. Mã hồ sơ:
– Mã khách hàng được quy định như sau: BQC.zzzz.W, trong đó:
+ BQC: là tên viết tắt của Văn phòng;
+ zzzz: là mã khách hàng.
+ W: là mã Lần đánh giá được quy định ở Bảng dưới:

Lần đánh giá
Đánh giá sơ bộ – Giai đoạn I I
Đánh giá chứng nhận  – Giai đoạn II A
Giám sát các lần (lần 1, lần 2, lần 3, lần 4) B, C, D, E
Đánh giá tiếp theo/ đánh giá bổ sung N
Đánh giá mở rộng/ thu hẹp P
Đánh giá tái chứng nhận R
Đánh giá chuyển đổi T
Đánh giá đặc biệt S
Đánh giá nâng cấp tiêu chuẩn U

3. Mã chứng chỉ
– Mã chứng chỉ chứng nhận sản phẩm hợp chuẩn/hợp quy được quy định như sau:
AA.xx.zzzz
Trong đó:
– AA: là ký hiệu Loại hình chứng nhận, cụ thể là Hợp chuẩn có ký hiệu là là HC; Hợp  quy có ký hiệu là HQ;
– xx: là mã lĩnh vực sản phẩm chứng nhận, được quy định cụ thể ở Bảng dưới.
– zzzz: là mã khách hàng.
Mã lĩnh vực sản phẩm được quy định như sau:

Loại hình chứng nhận Mã loại hình Lĩnh vực sản phẩm Mã số
Hợp chuẩn HC Thức ăn chăn nuôi 01
Thiết bị điện và điện tử 02
Vật liệu xây dựng 03
Thuốc Bảo vệ thực vật 04
Phân bón 05
VietGap Chăn nuôi 06
Điều kiện sản xuất thức ăn chăn nuôi 07
Hợp quy HQ Thức ăn chăn nuôi 01
Thiết bị điện và điện tử 02
Vật liệu xây dựng 03
Thuốc Bảo vệ thực vật 04
Phân bón 05
Điều kiện sản xuất thức ăn chăn nuôi 07

Phụ lục 3: CÁCH TÍNH MANDAY (THỜI LƯỢNG) CUỘC ĐÁNH GIÁ

  1. Đánh giá chứng nhận lần đầu:

Thời lượng đánh giá được tổng cộng từ hai thời lượng T1 + T2, cụ thể sau:
* T1: Thời lượng đánh giá hệ thống quản lý chất lượng/điều kiện đảm bảo chất lượng (theo IAF MD5):

Số lượng nhân viên (có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ) Thời lượng đánh giá
(Stage 1 – Đánh giá sơ bộ + Stage 2 – Đánh giá chính thức)
Số lượng nhân viên (có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ) Thời lượng đánh giá
(Stage 1 – Đánh giá sơ bộ + Stage 2 – Đánh giá chính thức)
1-5 1.5 626-875 12
6-10 2 876-1175 13
11-15 2.5 1176-1550 14
16-25 3 1551-2025 15
26-45 4 2026-2675 16
46-65 5 2676-3450 17
66-85 6 3451-4350 18
86-125 7 4351-5450 19
126-175 8 5451-6800 20
176-275 9 6801-8500 21
276-425 10 8501-10700 22
426-625 11 >10700 Giám đốc quyết định

Ghi chú: Bảng trên chỉ áp dụng cho đánh giá chứng nhận lần đầu
*) Yếu tố tăng hoặc giảm Thời lượng đánh giá T1
Dựa theo cách phân loại rủi ro theo mục II của Phụ lục này, Phòng chứng nhận có thể quyết định tăng hay giảm số lượng ngày công, cụ thể như sau:
– Đối với cấp độ rủi ro cao: Giữ nguyên ngày công đánh giá theo bảng tính trong IAF MD5:2015;
– Đối với cấp độ rủi ro trung bình: Giảm số ngày công đánh giá bằng 2/3 số ngày công đánh giá trong IAF MD5:2015 (làm tròn số đến 0,5 manday)
– Đối với cấp độ rủi ro thấp: Giảm số ngày công đánh giá bằng 1/2 số ngày công đánh giá trong IAF MD5:2015.
* T2: Thời lượng lấy mẫu, tùy vào số lượng sản phẩm của khách hàng và đặc thù của sản phẩm, thời lượng lấy mẫu được tính tối thiểu 0,5 ngày và tối đa 02 ngày.
2. Đánh giá giám sát:  Thời lượng đánh giá giám sát tối thiểu T1 = 1/3 thời lượng (Stage 1 – Đánh giá sơ bộ + Stage 2 – Đánh giá chính thức) + T2.
3. Đánh giá chứng nhận lại: Thời lượng đánh giá chứng nhận lại tối thiểu T1 = 2/3 thời lượng (Stage 1 + Stage 2) nhưng đều không ít hơn 1 manday + T2.
II. CÁCH PHÂN LOẠI CẤP ĐỘ RỦI RO (CODE)
1. Nguyên tắc chung để phân cấp độ Code (Tài liệu viện dẫn: IAF MD 5:2015)
– Đối với chứng nhận sản phẩm, các điều khoản trong tài liệu này được dựa trên 3 loại, tuỳ thuộc vào rủi ro phát sinh do sự ảnh hưởng của sản phẩm hay dịch vụ tại tổ chức. 3 loại này được coi là rủi ro thấp, trung bình và cao. Các hoạt động rủi ro cao (ví dụ: hạt nhân, y dược, thực phẩm, thi công) thường đòi hỏi thời gian đánh giá cao hơn. Các hoạt động rủi ro trung bình (ví dụ: sản xuất đơn giản) thường đòi hỏi thời gian đánh giá trung bình và các hoạt động rủi ro thấp cần ít hơn nữa.
– Các mức độ rủi ro này không mang tính định nghĩa mà chỉ là ví dụ để CB sử dụng trong tính toán mức độ rủi ro của một cuộc đánh giá.
1.1. Rủi ro cao/ / High risk
Khi sự sai lỗi của sản phẩm sẽ gây ra khủng hoảng kinh tế hay nguy hiểm tính mạng.
Một số ví dụ: Thực phẩm, dược phẩm, máy bay, đóng tàu, các cấu trúc và thiết bị chịu lực, hoạt động thi công xây dựng phức tạp, thiết bị điện và ga, dịch vụ sức khoẻ và y tế, đánh bắt, năng lượng hạt nhân, hoá chất, sản phẩm hoá chất và vải sợi hoá học.
1.2. Rủi ro trung bình/ Medium risk
Khi sự sai lỗi của sản phẩm có thể gây thương tích hoặc bệnh tật.
Một số ví dụ: Các cấu trúc và cấu kiện không chịu lực, các hoạt động thi công đơn giản, các sản phẩm chế tạo và kim loại cơ bản, các sản phẩm phi kim, nội thất, thiết bị quang học, các dịch vụ giải trí và dịch vụ cá nhân.
1.3. Rủi ro thấp/ Low risk
Khi sự sai lỗi của sản phẩm không có nguy cơ gây thương tích hoặc bệnh tật.
Một số ví dụ: Dệt may, quần áo, bột giấy, giấy và các sản phẩm từ giấy, xuất bản, dịch vụ văn phòng, giáo dục, bán lẻ, kinh doanh khách sạn và nhà hàng.
2. Mục đích việc phân loại cấp độ Code:
Việc phân loại cấp độ rủi ro Cao/Trung bình/Thấp được sử dụng nhằm các mục đích:
– Tính giữ nguyên hoặc giảm ngày công đánh giá;
– Để phân loại lĩnh vực của khách hàng để Phòng chứng nhận lựa chọn, sử dụng chuyên gia đánh giá có năng lực (có code được duyệt) phù hợp với lĩnh vực đó để đánh giá và chỉ định người thẩm xét hồ sơ, quyết định chứng nhận.
2.1. Với lĩnh vực có Cấp độ code cao:
+ Tất cả các cuộc đánh giá (chứng nhận lần đầu, chứng nhận lại, chứng nhận mở rộng, giám sát) cần phải có chuyên gia có code trong đoàn đánh giá (Trưởng đoàn đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia kỹ thuật);
2.2. Với lĩnh vực có cấp độ Code trung bình:
+ Tất cả các cuộc đánh giá Chứng nhận lần đầu/Chứng nhận lại/Chứng nhận mở rộng cần phải có chuyên gia có code trong đoàn đánh giá (Trưởng đoàn đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia đánh giá có code được phê duyệt hoặc Chuyên gia kỹ thuật);
+ Đánh giá Giám sát: Các cuộc đánh giá Giám sát có thể cần hoặc không cần chuyên gia có code trong đoàn đánh giá và Hồ sơ đánh giá Giám sát có thể cần hoặc không cần chuyên gia có code thẩm tra kỹ thuật.
2.3. Với lĩnh vực có cấp độ code thấp:
+ Cuộc đánh giá KHÔNG cần chuyên gia có code trong đoàn đánh giá.
Phụ lục 4: YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐÁNH GIÁ ĐA ĐIỂM
(Sử dụng IAF MD1 / Used IAF MD1)
1. Quy định này dành cho tổ chức được cấp một chứng chỉ chứng nhận cho tất cả các điểm.
+ Các điểm có hoạt động giống nhau và trên cùng một đất nước;
+ Các điểm được vận hành dưới sự kiểm soát và quản lý của hệ thống quản lý chất lượng hoặc;
+ Một cuộc đánh giá nội bộ phải tiến hành tại mỗi điểm trong vòng 3 năm trước khi chứng nhận;
+ Cuộc đánh giá cuối cùng của các cơ sở riêng biệt cần phải bao quát toàn bộ hệ thống và sự khắc phục phải được thực hiện một cách phù hợp
2. Việc lấy mẫu đa điểm chỉ được áp dụng cho các tổ chức có từ 3 site trở lên. Áp dụng cả cho lần đánh giá chứng nhận và các cuộc đánh giá giám sát. /
+ Việc đánh giá cơ sở có nhiều site thì số site tối thiểu phải đánh giá như sau: Đánh giá Ban đầu là y = √ xĐánh giá giám sát là y = 0,6.√ xĐánh giá tái chứng nhận số site tối thiểu như đánh giá ban đầu, tuy nhiên nếu trong chu kỳ đánh giá 3 năm tổ chức không có NC nào được mở thì số site sẽ được tính là y = 0,8.√ x /
Với x:  là số site áp dụng chung HTQLCL của tổ chức cần chứng nhận
3. Việc bố trí các site đánh giá phải đảm bảo tối thiểu 25% số site đánh giá được lựa chọn một cách ngẫu nhiên.
4. Việc xem xét các phát hiện đánh giá tại các điểm lấy mẫu cần phải cho thấy sự tương quan với các phát hiện đánh giá nội bộ tại các điểm lấy mẫu đó trong tổ chức;
5. Hằng năm phải thực hiện một cuộc đánh giá tại trung tâm hệ thống quản lý và trong thời gian chứng chỉ có hiệu lực, tất cả các điểm phải được đánh giá giám sát ít nhất một lần
6. Các phát hiện đánh giá tại các điểm lấy mẫu phải đảm bảo bao trùm được toàn bộ hệ thống và sự khắc phục phải được thực hiện một cách phù hợp.

Tin tức liên quan