QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM

Bước 1: Tiếp xúc ban đầu để trao đổi thông tin: Nhân viên phòng Kinh doanh tiêp xúc với khách hàng nhằm thu thập các thông tin cần thiêt. Đề nghị khách hàng hoàn thiện Đăng ký chứng nhận và Hợp đồng chứng nhận.
Bước 2: Khách hàng gửi bản Đăng ký chứng nhận sản phẩm cho BQC kèm các tài liệu liên quan.
Bước 3: Phòng Chứng nhận liên hệ với khách hàng hoàn thiện các thủ tục chứng nhận sản phẩm.
Bước 4: Thử nghiệm và đánh giá mẫu điển hình, bao gồm:
– Kiểm tra các chỉ tiêu cảm quan và ngoại quan của sản phẩm tại hiện trường.
– Lấy mẫu để thử nghiệm tại Phòng thử nghiệm.
Bước 5: Thẩm tra kết quả thử nghiệm mẫu sản phẩm do Phòng thử nghiệm trả kết quả
Bước 6: Nếu kết quả thử nghiệm mẫu sản phẩm phù hợp với yêu cầu chứng nhận, khách hàng sẽ được cấp Giấy chứng nhận hợp quy cho lô sản phẩm và cấp dấu hợp quy của BQC.
Bước 7: Sau khi nhận được cấp Giấy chứng nhận hợp quy cho lô hàng, khách hàng cung cấp cho hải quan để làm thủ tục thông quan lô hàng và dán tem hợp quy cho sản phẩm phân phối trên thị trường (nếu cần thiết)

Ghi chú: Diễn giải chi tiết các bước thực hiện tại Phụ lục 2 của Quy định này.
7. Nguyên tắc hoạt động của BQC:
7.1. Đảm bảo sự nhất quán, khách quan, công bằng, không thiên vị, công khai trong hoạt động đánh giá chứng nhận sản phẩm, bảo mật các thông tin của khách hàng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của mình.
7.2. BQC đảm bảo tạo điều kiện cho tất cả các bên đề nghị chứng nhận có hoạt động thuộc lĩnh vực chứng nhận đã công bố của tổ chức chứng nhận được tiếp cận với các dịch vụ của BQC và sẽ không đưa ra các điều kiện tài chính, hoặc các điều kiện khác một cách phi lý.  Sự tiếp cận không phụ thuộc vào quy mô của tổ chức được chứng nhận hoặc quy chế thành viên của bất kỳ hiệp hội hoặc tập đoàn nào.
8. Trách nhiệm của khách hàng: 
8.1. Tạo điều kiện để Chuyên gia đánh giá của BQC tiếp cận tất cả các điểm được đánh giá trong điều kiện làm việc bình thường và cung cấp những thông tin cần thiết cho BQC để hoàn thiện quá trình đánh giá;
8.2 Cử người đại diện chịu trách nhiệm liên lạc với BQC. Bố trí người dẫn đường thông thạo địa hình và am hiểu những quy định về an toàn lao động của khách hàng cho đoàn đánh giá;
8.3 Sử dụng Logo chứng nhận của BQC theo đúng quy định tại phần 9 của Quy định này và cam kết không gây bất kỳ sự sai lạc nào về chứng chỉ; Khi thay đổi phạm vi hệ thống, mọi vật liệu quảng cáo đều thay đổi theo;
8.4 Không sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn cho các hoạt động ngoài phạm vi chứng nhận và không sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn trong các hoạt động mang tiếng xấu cho BQC;
8.5 Thực hiện đầy đủ các quy định của BQC, đặc biệt về việc duy trì hệ thống, chấp nhận quyết định đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn của BQC;
8.6 Thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong hợp đồng đã ký với BQC;
8.7. Lưu giữ hồ sơ các khiếu nại do người sử dụng sản phẩm của khách hàng liên quan đến việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn đối với sản phẩm phù hợp mà BQC đã chứng nhận, đảm bảo rằng các hồ sơ này luôn sẵn có để BQC sử dụng khi có yêu cầu; đồng thời lưu lại các bằng chứng về các hành động thích hợp liên quan đến hoạt động giải quyết khiếu nại đó.
8.8 Luôn thực hiện các yêu cầu chứng nhận, bao gồm cả các thay đổi thích hợp khi BQC yêu cầu.
8.9. Thực hiện hành động thích hợp liên quan đến những khiếu nại đó và mọi khiếm khuyết phát hiện thấy ở sản phẩm hoặc dịch vụ làm ảnh hưởng tới việc tuân thủ các yêu cầu chứng nhận. Khách hàng phải lập văn bản đối với các hành động đã thực hiện.
9. BQC Cam kết:
9.1 Thực hiện việc đánh giá, chứng nhận theo đúng yêu cầu của ISO/IEC 17065:2012;
9.2 Xây dựng và thông báo trên website http://www.bqc.com.vn (01 tháng cập nhật 1 lần) danh mục các sản phẩm của tổ chức được BQC chứng nhận;
9.3 Bảo mật các thông tin liên quan đến Khách hàng ngoài những thông tin đã công bố ở phần 9.2 và 13.5;
9.4 Thông báo cho khách hàng những ý kiến phản hồi mà BQC nhận được liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của khách hàng;
9.5 Tuân thủ các nội quy, quy định của khách hàng tại điểm đánh giá;
9.6 Thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong hợp đồng đã ký với khách hàng.
9.7  Đảm bảo sự độc lập khách quan, không thiên vị và công khai

• Thông qua chính sách sử dụng CGĐG của mình, thành viên trong đoàn đánh giá phải:

• Không có mối quan hệ về tài chính với KH;
• Không có mối quan hệ gia đình với các lãnh đạo chủ chốt của KH;
• Không tư vấn Sản phẩm cho KH.
  • Thông qua hoạt động của HĐCV. Các thành viên trong HĐCV phải đảm bảo:
• Đại diện được lợi ích cho tất cả các bên;
• Không chịu các áp lực về tài chính; công việc; tình cảm trong các quyết định của mình;
• Am hiểu luật pháp.
  • Thông qua hoạt động của các phòng thử nghiệm cam kết độc lập, bảo mật, khách quan;
  • Cung cấp cho KH các thông tin về chuẩn mực chứng nhận, quy định về đánh giá và chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn, thủ tục cấp, duy trì, đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn phù hợp tiêu chuẩn và các quy định về sử dụng logo chứng nhận, phí đánh giá chứng nhận.
  • Lập danh mục các tổ chức, cá nhân có liên quan tới hoạt động đánh giá chứng nhận của BQC tiềm ẩn những mối nguy dẫn đến sự không công bằng và biện pháp phòng ngừa nhằm đảm bảo tính công bằng trong hoạt động đánh giá của BQC;
  • Tạo điều kiện thuận lợi để khách hàng của BQC có điều kiện tham gia quyết định lựa chọn thành phần đoàn đánh giá nếu KH nhận thấy tiềm ẩn sự không công bằng trong hoạt động đánh giá chứng nhận của BQC bởi thành phần đoàn đánh giá.
  • Xây dựng cơ chế giám sát trong quá trình đánh giá nhằm đảm bảo tính công bằng, BQC kiên quyết không sử dụng chuyên gia đánh giá không khai báo rõ ràng quan hệ của mình với khách hàng
  •  BQC không tham gia thiết kế, phát triển, cài đặt, duy trì, vận hành, cung cấp các sản phẩm/dịch vụ/quá trình được BQC chứng nhận.
  • BQC sẽ thông báo kịp thời về bất cứ sự thay đổi nào trong các yêu cầu chứng nhận cho khách hàng, xem xét quan điểm của các bên liên quan, công bố công khai các thay đổi về yêu cầu và kiểm tra xác nhận việc thực hiện những điều chỉnh cần thiết của các tổ chức được chứng nhận trong khoảng thời gian mà tổ chức chứng nhận cho là phù hợp.
  • BQC cung cấp dịch vụ chứng nhận cho khách hàng không dựa trên quy mô của khách hàng (to hay nhỏ, ít hay nhiều nhân viên, ít hay nhiều loại sản phẩm…); Dịch vụ chứng nhận của BQC cũng không hề quan tâm tới việc khách hàng có phải là thành viên của các hiệp hội, nhóm; việc chứng nhận cho khách hàng cũng không phụ thuộc vào số lượng chứng chứng chỉ mà BQC đã cấp. BQC cũng không đưa ra các đòi hòi quá đáng về tài chính và các điều kiện khác so với các điều kiện trong các quy định, thủ tục của BQC và các yêu cầu của các tiêu chuẩn áp dụng cho việc chứng nhận.

9.8 BQC cam kết chỉ đánh giá, thẩm xét, quyết định và giám sát ở những vấn đề liên quan cụ thể đến phạm vi khách hàng đăng ký chứng nhận
10. Hiệu lực của chứng nhận
10.1 BQC cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn cho các sản phẩm của khách hàng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn mà khách hàng đăng ký chứng nhận.
10.2 Hiệu lực cho tất cả các chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn/Quy chuẩn là 03 năm kể từ ngày cấp. Trong thời gian chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn/Quy chuẩn có hiệu lực, BQC tiến hành đánh giá giám sát sản phẩm đã được chứng nhận bằng cách: lấy mẫu thử nghiệm trên dây chuyền sản xuất, tại kho hoặc trên thị trường để khẳng định chất lượng sản phẩm luôn được duy trì, phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. Tùy thuộc vào bản chất của sản phẩm và hệ thống quản lý chất lượng mà khách hàng đã thiết lập, BQC thỏa thuận chu kỳ đánh giá giám sát chất lượng sản phẩm. Chu kỳ đánh giá giám sát không ngắn hơn 12 tháng/lần.
10.3. Đối với chứng nhận lô sản phẩm nhập khẩu, tùy theo bản chất của sản phẩm và phương thức chứng nhận là Phương thức 01 hay Phương thức 07 mà giá trị của chứng chỉ hợp chuẩn/hợp quy sẽ tương ứng là 01 năm hay chỉ có giá trị cho lô hàng.

11. Sử dụng logo chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn
11.1 Khách hàng đã được BQC chứng nhận có quyền sử dụng logo của BQC kèm theo ký hiệu của tiêu chuẩn tương ứng, chi tiết xem QĐ.03 – Quy định về sử dụng logo và dấu hiệu chứng nhận của BQC;
11.2 Sản phẩm đã được BQC chứng nhận hợp quy có quyền sử dụng logo của BQC kèm theo ký hiệu của quy chuẩn kỹ thuật tương ứng, chi tiết xem QĐ.03 – Quy định về sử dụng logo và dấu hiệu chứng nhận của BQC;
11.3 Khách hàng được chứng nhận được sử dụng dấu hiệu nhân biết trên để tuyên truyền, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên các tài liệu giới thiệu, tài liệu giao dịch thương mại của Khách hàng; theo hướng dẫn nêu ở ISO/IEC Guide 23; hướng dẫn trong ISO/IEC Guide 67 và/hoặc ISO/IEC 17067 (khi phù hợp).
11.4. Nếu khách hàng cung cấp bản copy của tài liệu chứng nhận cho các bên quan tâm, các tài liệu phải được tái bản toàn bộ hay như được yêu cầu bởi chương trình chứng nhận.
11.5.  Khách hàng chỉ được sử dụng dấu hiệu nhận biết trên đối với sản phẩm đã được chứng nhận.
11.6. Khách hàng phải tuân thủ các yêu cầu của các chương trình chứng nhận về sử dụng dấu chứng nhận và thông tin liên quan tới sản phẩm được chứng nhận (nếu có).
12. Duy trì việc chứng nhận
12.1 Khách hàng được chứng nhận phải duy trì việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và duy trì việc chứng nhận trong suốt thời gian hiệu lực của chứng chỉ; Trong trường hợp BQC phát hiện khách hàng không thoả mãn các yêu cầu chứng nhận một cách đáng kể, thông qua đánh giá giám sát hay hoạt động khác, BQC sẽ xác định mức độ ảnh hưởng của sự không thoả mãn đó và tiến hành các hành động phù hợp như đánh giá đột xuất, đình chỉ, thu hồi, huỷ chứng nhận. Trong trường hợp đó, các bước trong quá trình đánh giá, xem xét hồ sơ và ra quyết định chứng nhận được tiến hành như quy định của BQC và có xem xét tới hồ sơ đánh giá đã lưu của khách hàng đó.
12.2 Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, BQC tiến hành đánh giá giám sát nhằm xác nhận việc duy trì chất lượng sản phẩm của khách hàng. Việc đánh giá giám sát được tiến hành cùng với việc lấy mẫu đại diện để đánh giá xác suất chất lượng sản phẩm, trong chu kỳ chứng nhận sản phẩm (03 năm) BQC đảm bảo tất cả các sản phẩm đều được lấy mẫu thử nghiệm.
– Đối với chứng nhận hợp chuẩn lần giám sát đầu tiên tiến hành lấy mẫu thử nghiệm 50% số sản phẩm chứng nhận và lần giám sát thứ hai tiến hành lấy thử nghiệm 50% số sản phẩm còn lại).
– Đối với chứng nhận hợp quy thì số lượng mẫu và chỉ tiêu thử nghiệm/từng mẫu của mỗi lần giám sát sẽ theo các quy định của Quy chuẩn và Thông tư/Quyết định của Bộ ngành.
Chi phí thử nghiệm do khách hàng chi trả cho tổ chức thử nghiệm mà BQC chỉ định. Tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của sản phẩm tới người tiêu dùng, cộng đồng khi chất lượng không đảm bảo; quy mô sản xuất của khách hàng. Tần suất giám sát được thống nhất trong quá trình thương thảo hợp đồng chứng nhận sản phẩm nhưng không ít hơn 12 tháng/lần. Các yêu cầu giám sát được các bên liên quan trong quá trình chứng nhận thỏa thuận. BQC lập văn bản về các hoạt động giám sát của mình và định kỳ đánh giá các sản phẩm mang dấu chứng nhận để xác nhận rằng các sản phẩm đó tiếp tục phù hợp với các tiêu chuẩn.
12.3 Trong thời gian hiệu lực của chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn mà khách hàng được chứng nhận có những thay đổi lớn về: quyền sở hữu; địa điểm; cơ cấu tổ chức; đại diện lãnh đạo; mở rộng/thu hẹp nhà xưởng, Sản phẩm hoặc phạm vi sản xuất; số lượng nhân viên (trên 30 %); các nguồn lực có tác động quan trọng đến chất lượng sản phẩm và cập nhật tiêu chuẩn thì phải thông báo kịp thời bằng văn bản cho BQC để BQC tiến hành đánh giá mở rộng/thu hẹp phạm vi chứng nhận. Trong trường hợp kiểm tra tiếp, tổ chức được chứng nhận không được phép lưu thông sản phẩm đã được chứng nhận nhưng đang được sản xuất với những thay đổi đó cho tới khi BQC có thông báo tương ứng cho tổ chức được chứng nhận.
12.4 Khi có sự thay đổi về tiêu chuẩn chứng nhận (tiêu chuẩn được chứng nhận đã lỗi thời), BQC phải tiến hành xem xét, đánh giá lại, cấp lại chứng chỉ, xác định lại thời gian giám sát.
12.5 Tùy mức độ thay đổi, BQC sẽ thỏa thuận với khách hàng về việc đánh giá giám sát bổ sung. Mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc đánh giá giám sát bổ sung sẽ do khách hàng chi trả.
12.6 Cấp lại chứng chỉ: Sau 3 năm hiệu lực của chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn hiện thời, BQC tiến hành đánh giá lại như lần đầu và cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn có hiệu lực 03 năm tiếp theo.
13. Đình chỉ/ thu hồi chứng chỉ
13.1. Đình chỉ sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn là việc BQC ra quyết định đình chỉ có thời hạn việc sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn của Khách hàng được chứng nhận.
13.2. Thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn là việc BQC ra quyết định thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn đã cấp cho khách hàng và chấm dứt hiệu lực của chứng nhận;
13.3. Tùy mức độ, BQC xem xét đình chỉ sử dụng hoặc thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn đã cấp nếu khách hàng không tuân thủ một trong các điều sau đây:

• Sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn hoặc logo của BQC trái với quy định;
• Không bố trí đánh giá giám sát định kỳ như đã thỏa thuận;
• Không duy trì chất lượng của sản phẩm, vi phạm các quy định chứng nhận của BQC;
• Có khiếu nại nghiêm trọng từ cá nhân, tổ chức sử dụng sản phẩm của khách hàng;
• Không trả đầy đủ phí chứng nhận theo thỏa thuận.

13.4 Trong thời hạn hiệu lực của chứng chỉ, nếu khách hàng vi phạm quy định tại mục 13.2 thì chứng chỉ bị đình chỉ hiệu lực trong thời gian tối đa 60 ngày cho đến khi BQC nhận được các hành động khắc phục phù hợp. Nếu trong thời gian 60 ngày, khách hàng không có các hành động khắc phục phù hợp thì chứng chỉ sẽ bị hủy bỏ hiệu lực và thu hồi vĩnh viễn.
Sau khi BQC đưa ra quyết định đình chỉ chứng nhận, PCN sẽ:
–     Cập nhật trạng thái của khách hàng lên Cơ sở dữ liệu.
–     Yêu cẩu chủ sở hữu chứng chỉ:
•     Thông báo toàn bộ địa điểm bị đình chỉ (nếu liên quan).
•     Gửi thông báo bằng văn bản tới các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng về việc đình chỉ
•     Lưu giữ hồ sơ thông báo tới khách hàng.
•     Không được tuyên bố trạng thái “được chứng nhận” kể từ ngày bị đình chỉ.
Khi BQC đã xác nhận được rằng chủ sở hữu chứng chỉ đã giải quyết các nguyên nhân dẫn đến việc đình chỉ, PCN sẽ:
–     Phục hồi chứng chỉ
–     Viết báo cáo bằng văn bản với các nội dung sau đây:
•     Bằng chứng về việc mô tả các nguyên nhân của việc đình chỉ đã được giải quyết thỏa đáng như thế nào.
•     Báo cáo xác nhận việc phục hồi chứng chỉ
–     Nếu một chứng chỉ được phục hồi, PCN sẽ:
•     Lưu quyết định phục hồi chứng chỉ trên cơ sở dữ liệu
•     Theo sát chương trình giám sát tăng cường trong thời gian tối thiểu là 1 năm sau khi phục hồi chứng chỉ.
Nếu không thực hiện việc xác nhận tính hiệu quả của các hành động khắc phục giải quyết nguyên nhân đình chỉ trong khung thời gian quy định, BQC sẽ thu hồi chứng chỉ.
Trong trường hợp phục hồi chứng chỉ đi kèm với thu hẹp chứng chỉ, BQC cũng sẽ thực hiện những thay đổi tương tự cần thiết để đảm bảo hệ thống tài liệu, các thông tin công khai, vv được cập nhật, tránh tình trạng phạm vi chứng nhận bị hiểu sai lệch.
Khi đưa ra quyết định thu hồi chứng chỉ, PCN sẽ lưu quyết định thu hồi trên cơ sở dữ liệu
13.5 Việc đình chỉ, thu hồi và phục hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn sẽ được BQC thông báo lên website: http://www.BQC.vn và thông báo cho các tổ chức/cá nhân có liên quan bằng văn bản.
13.6 Khi bị đình chỉ, thu hồi hoặc hết hiệu lực của chứng nhận, khách hàng phải ngừng sử dụng tất cả các tài liệu quảng cáo có chứa tham chiếu tới chứng nhận và thực hiện các hành động phù hợp với chương trình chứng nhận và các hành động được yêu cầu khác.

14. Bồi thường trách nhiệm và khiếu nại
14.1 Nếu trong quá trình đánh giá chứng nhận, khách hàng được chứng nhận đưa ra bằng chứng về việc BQC gây ra thiệt hại cho khách hàng và đề nghị bồi thường, BQC sẽ xem xét bồi thường cho thiệt hại đó, giá trị bồi thường sẽ được BQC thỏa thuận chi tiết với khách hàng. Trong trường hợp hai bên không thỏa thuận được với nhau về giá trị bồi thường thì đưa ra trọng tài kinh tế giải quyết;
14.2 Khách hàng có thể khiếu nại các hoạt động liên quan đến quá trình đánh giá, chứng nhận của BQC. BQC sẽ xem xét, giải quyết khiếu nại của Khách hàng. Nếu khách hàng không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của BQC thì khách hàng có quyền yêu cầu giải quyết theo quy định của pháp luật;
14.3 Không bên nào phải chịu trách nhiệm bồi hoàn cho nhau nếu có những yếu tố khách quan xảy ra nằm ngoài tầm kiểm soát của hai bên nhưng phải thông báo cho nhau về các sự kiện này bằng fax, hay thư tín trong vòng 5 ngày kể từ ngày diễn ra.

15. Các khoản chi phí
15.1. Các khoản chi phí cho hoạt động đánh giá, chứng nhận sản phẩm được xác định trong Hợp đồng. Khách hàng không phải trả bất kì khoản chi phí nào khác cho BQC trừ chi phí cho đánh giá bổ sung được quy định tại điểm 13.2  mục này;
15.2. Khi cần phải thẩm tra hành động khắc phục của khách hàng tại điểm được đánh giá, các chi phí đi lại, lưu trú cho chuyên gia đánh giá của BQC do khách hàng chi trả;
15.3 BQC phát hành hóa đơn tài chính cho toàn bộ chi phí đánh giá, chứng nhận của BQC. Việc chậm thanh toán sau 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn, bên Khách hàng phải chịu lãi suất 1,5% trên tháng cho phần giá trị cần phải thanh toán;
15.4 BQC ra quyết định đình chỉ chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn đối với Khách hàng không thanh toán chi phí đánh giá, chứng nhận sau 60 ngày kể từ ngày BQC phát hành hóa đơn. Việc khôi phục chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn sẽ được thực hiện sau khi Khách hàng thanh toán chi phí đánh giá chứng nhận
16. Hồ sơ cần lưu giữ

PHỤ LỤC 1: QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM CỦA CÁC CƠ SỞ SẢN XUẤT TRONG NƯỚC

PHỤ LỤC 2: QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM NHẬP KHẨU
Bước 1: Tiếp xúc ban đầu để trao đổi thông tin:
– Nhân viên phòng Kinh doanh tiêp xúc với khách hàng nhằm thu thập các thông tin cần thiêt. Đề nghị khách hàng hoàn thiện Đăng ký chứng nhận và Hợp đồng chứng nhận.
– Mẫu đăng ký chứng nhận sản phẩm vật liệu xây dựng nhập khẩu.
Bước 2: Tiếp nhận đăng ký chứng nhận
Khách hàng gửi bản Đăng ký chứng nhận sản phẩm vật liệu xây dựng nhập khẩu theo cho BQC kèm các tài liệu liên quan gồm:
– Bản sao đăng ký kinh doanh của công ty/doanh nghiệp nhập khẩu (nếu doanh nghiệp đã từng chứng nhận hợp quy ở BQC thì không cần cung cấp hồ sơ này)
– Bản sao tờ khai hải quan, hợp đồng nhập khẩu, hóa đơn thương mại, vận đơn liên quan đến lô hàng.
– Phiếu phân tích của nhà sản xuất (CA/CQ nếu có);
Bước 3: Chuẩn bị lấy mẫu
Phòng Chứng nhận liên hệ với khách hàng hoàn thiện các thủ tục chứng nhận sản phẩm, thông báo kế hoạch lấy mẫu thử nghiệm lô sản phẩm cho khách hàng qua email và điện thoại xác nhận với khách hàng để đồng ý về kế hoạch lấy mẫu.
Bước 4: Thử nghiệm và đánh giá mẫu điển hình, bao gồm:
– Kiểm tra cảm quan và ngoại quan sản phẩm của lô hàng tại hiện trường.
– Lấy mẫu điển hình để thử nghiệm tại Phòng thử nghiệm và kiểm định vật liệu xây dựng của BQC, phương pháp lấy mẫu, cỡ mẫu (quy cách/kích thước) được quy định trong các Quy định riêng phục vụ chứng nhận vật liệu xây dựng tương ứng (QĐR.xx)
– Chuyên gia lấy mẫu tiến hành niêm phong mẫu và ghi nhận Biên bản lấy mẫu.
– Sau khi lấy mẫu, chuyên gia lấy mẫu tiến hành gửi mẫu tới Phòng thử nghiệm và lập Biên bản giao nhận mẫu và yêu cầu thử nghiệm.
Bước 5: Thẩm tra kết quả thử nghiệm mẫu sản phẩm do Phòng thử nghiệm và kiểm định vật liệu xây dựng trả kết quả. Việc thẩm tra kết quả thử nghiệm do Chuyên gia kỹ thuật có chuyên ngành hoặc được phê duyệt code liên quan đến lĩnh vực.
Bước 6: Quyết định chứng nhận:
Nếu kết quả Thử nghiệm mẫu sản phẩm phù hợp với yêu cầu chứng nhận, khách hàng sẽ được cấp Giấy chứng nhận phù hợp Quy chuẩn kỹ thuật về vật liệu xây dựng nhập khẩu  và cấp dấu hợp quy của BQC (mẫu Giấy chứng nhận và Quyết định theo QĐ.02 Quy định về chứng nhận sản phẩm).
Bước 7: Làm thủ tục thông quan lô hàng vật liệu xây dựng nhập khẩu
Sau khi nhận được cấp Giấy chứng nhận hợp quy cho lô hàng, khách hàng cung cấp cho hải quan để làm thủ tục thông quan lô hàng và dán tem hợp quy cho sản phẩm phân phối trên thị trường (nếu cần thiết).